Kommunikation, Dienstplanung und Personalbemessung zählen zu den größten Herausforderungen für Pflegeeinrichtungen. Erfahrungen aus dem Projekt "Gute Arbeitsbedingungen in der Pflege zur Vereinbarkeit von Pflege, Familie und Beruf (GAP)" zeigen, wie Einrichtungen Arbeitsbedingungen verbessern, Mitarbeitende binden und die Arbeitsorganisation in der ambulanten und stationären Langzeitpflege weiterentwickeln können.
Demografischer Wandel, Fachkräftemangel und steigende Anforderungen an die Versorgung verändern den Arbeitsalltag in der Pflege. Gleichzeitig gewinnen Themen wie Vereinbarkeit von Beruf und Familie, planbare Arbeitszeiten und eine wertschätzende Arbeitskultur an Bedeutung.
Vor diesem Hintergrund stellt sich für viele Pflegeeinrichtungen die Frage, wie sich Arbeitsbedingungen verbessern, Beschäftigte langfristig binden und gleichzeitig eine hochwertige Versorgung sicherstellen lassen.
Hier setzt das Projekt "Gute Arbeitsbedingungen in der Pflege zur Vereinbarkeit von Pflege, Familie und Beruf (GAP)" an. Seit 2021 begleitet das Projekt Pflegeeinrichtungen mit Coachings bei der Weiterentwicklung ihrer Arbeitsorganisation. Nach Angaben der Projektverantwortlichen haben bislang rund 900 Einrichtungen teilgenommen. Seit 2026 unterstützt GAP zudem Einrichtungen bei der Umsetzung der Personalbemessung (PeBeM). Die Coachingkosten können dabei über Fördermittel nach § 8 Abs. 7 SGB XI mindestens hälftig kofinanziert werden.
Besonders häufig beschäftigen Einrichtungen laut den Erfahrungen des Projekts die Themen Kommunikation, Arbeitszeitorganisation und Dienstplanung. Zielgerichtete Informationen, verlässliche Dienstpläne sowie die Vereinbarkeit betrieblicher und persönlicher Anforderungen prägen maßgeblich das Arbeitserleben beruflich Pflegender.
Wie klare Informationswege die Zusammenarbeit stärken
Wie Veränderungen in der Praxis aussehen können, zeigt die Diakonie Kulmbach in Bayern. Gemeinsam mit einem GAP-Coach überprüfte die Einrichtung ihre Informations- und Kommunikationswege.
Im Mittelpunkt stand die Frage, wie Informationen zuverlässig an die relevanten Personen gelangen, welche Kommunikationskanäle genutzt werden und wie der Austausch zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften organisiert ist. Nach Angaben der Projektverantwortlichen führten klarere Zuständigkeiten und definierte Informationswege zu mehr Orientierung und weniger Missverständnissen.
Der projektbezogene Beratungsansatz setzt dabei auf die Beteiligung der Einrichtungen. Lösungen werden gemeinsam mit Mitarbeitenden und Führungskräften entwickelt und an die jeweiligen Rahmenbedingungen angepasst.
Kompetenzorientierter Einsatz von Pflegepersonal
Neben der Kommunikation rückt in vielen Einrichtungen die Frage in den Fokus, wie vorhandene Qualifikationen zielgerichtet eingesetzt werden können. Im St. Pius-Stift in Cloppenburg wurde im Rahmen des Projekts unter anderem die Umsetzung der Personalbemessung aufgegriffen.
Ziel war es, Verantwortungsbereiche klarer zu definieren und Pflegefachpersonen gezielter dort einzusetzen, wo ihre fachliche Expertise erforderlich ist. Gleichzeitig sollte mehr Zeit für die individuelle Versorgung der Bewohnenden geschaffen werden.
Dafür überprüfte die Einrichtung bestehende Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe. Nach Angaben des Projekts entstand daraus eine stärker kompetenzorientierte Aufgabenverteilung zwischen Pflegefachpersonen, Pflegeassistenzkräften und Pflegehilfskräften.
Personalbemessung als Organisationsentwicklung verstehen
Seit 2026 unterstützt GAP vollstationäre Pflegeeinrichtungen bei der Umsetzung der Personalbemessung nach einem erweiterten Ansatz. Im Mittelpunkt steht dabei nicht allein die Personalausstattung, sondern die Frage, wie vorhandene Kompetenzen sinnvoll eingesetzt werden können.
Zu Beginn erfolgt eine Analyse der vorhandenen Qualifikationen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Darauf aufbauend werden mögliche Anpassungen bei Arbeitsabläufen, Dienstplanung, Übergaben, Fortbildungen und Zusammenarbeit entwickelt.
Veränderungen gelingen nur mit Zeit und Beteiligung
Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass nachhaltige Veränderungen nicht allein von externer Beratung abhängen. Entscheidend sind ausreichend Zeit, eine verantwortliche Projektkoordination und die Beteiligung der Mitarbeitenden.
Viele Einrichtungen greifen nach Abschluss eines Projekts weitere Themen auf und führen den Entwicklungsprozess fort. Die Projektverantwortlichen sehen die Verbesserung von Arbeitsbedingungen deshalb weniger als zeitlich begrenztes Vorhaben, sondern als kontinuierliche Aufgabe für Einrichtungen.
Fazit
Kommunikation, Dienstplanung und die Umsetzung der Personalbemessung gehören weiterhin zu den zentralen Herausforderungen in der ambulanten und stationären Langzeitpflege. Die Erfahrungen aus dem GAP-Projekt zeigen, dass Pflegeeinrichtungen vor allem dann Fortschritte erzielen, wenn sie Mitarbeitende aktiv einbeziehen und Arbeitsorganisation systematisch weiterentwickeln.
Arbeitsbedingungen in der ambulanten und stationären Langzeitpflege
Das GAP-Projekt unterstützt Pflegeeinrichtungen dabei, Arbeitsbedingungen, Arbeitsorganisation und Personalentwicklung weiterzuentwickeln. Welche Erfahrungen Einrichtungen aus der stationären Langzeitpflege bisher gemacht haben, lesen Sie in unserem Hintergrundbericht:
