Die Dokumentation chronischer und postoperativer Wunden stellt Kliniken vor komplexe Herausforderungen: hohe Fallzahlen, heterogene IT-Systeme und zeitintensive Abläufe. Am Universitätsklinikum Gießen wurde ein KI-gestütztes System eingeführt, das die Qualität und Effizienz der Wunddokumentation deutlich verbessert und die sektorenübergreifende Versorgung unterstützt.
Die Versorgung von Patientinnen und Patienten mit chronischen oder postoperativen Wunden zählt zu den anspruchsvollsten Aufgaben im klinischen Alltag. Am Standort Gießen des Universitätsklinikums Gießen-Marburg (UKGM) stieg die Zahl der Patientinnen und Patienten mit chronischen Wunden und damit die der Dokumentationsaufträge zur Wund- und Dekubitusversorgung kontinuierlich an. Gleichzeitig fehlten innovative Lösungen, um die Dokumentation strukturiert und nachvollziehbar zu gestalten.
Eine Folgedokumentation oder gar ein Fortschreiben der Wunddokumentation war nicht möglich. Der Ausdruck der Dokumentation ließ viele Fragen bei Pflegediensten oder Hausärztinnen und -ärzten offen – sie waren unstrukturiert und unvollständig. Die Situation war nicht länger tragbar, das Verbesserungspotenzial offensichtlich.
Trotz vorhandener digitaler Patientenakte war es vor der Einführung der KI-gestützten Foto- und Wunddokumentation eine Herausforderung, chronische und postoperative Wunden korrekt und leitliniengerecht zu dokumentieren. Die eingesetzte Hard- und Software erfüllte viele Anforderungen nicht ausreichend. Besonders auffällig war die Diskrepanz der digitalen Dokumentation auf der Intensivstation und der Intermediate Care im Vergleich zu peripheren Stationen. Die kritischen Bereiche nutzten ein spezialisiertes Programm, das bisher keine Schnittstellen und somit keine Kommunikation zu den anderen Systemen bot. So kam es bei Verlegung von Patienten oft zu einem Abbruch der Dokumentation.
Von der Idee zur Testphase
Im Mai 2022 knüpfte die Autorin erste Kontakte zu einem Anbieter, der mit imitoWound (imito AG) eine Lösung zur Verbindung der verschiedenen Stationen und somit zur Vereinfachung der Dokumentation anbot. Die technische Umsetzung erforderte IT-seitig die Einrichtung von Schnittstellen, die ausschließlich berechtigten Zugriff auf relevante Patientenakten erlaubten. Datenschutz und die Konformität nach Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hatten dabei oberste Priorität.
Die Vorarbeiten bis zur ersten Testung nahmen nahezu ein Jahr in Anspruch. Gespräche mit der Klinikleitung, die Erstellung eines Finanzplans und die Abstimmung mit der IT-Abteilung waren erforderlich, bevor eine praktische Umsetzung möglich wurde.
Ziele waren eine spürbare Zeitersparnis in der Dokumentation und eine deutliche Verbesserung der Qualität und Quantität der Wunddokumentation. Eine einfachere Hardwarelösung musste her. Die bisherige Hardwarelösung mit Digitalkamera, Speicherkarte und Kartenlesegerät war umständlich und zeitraubend. Die Dokumentation war nur möglich, wenn der PC im Stationszimmer frei war und das Kartenlesegerät funktionierte. Aufgrund dieser Schnittstellenproblematik bedurfte es seitens der Pflegefachperson schon eines gewissen technischen Verständnisses, um eine fehlerfreie Wunddokumentation mit Foto erstellen zu können. Die Nutzungsschwelle war hoch und daher war es erforderlich, diese bei immer weniger Zeit für die Dokumentation deutlich zu reduzieren. Allen Pflegefachpersonen war sehr daran gelegen, dass die Dokumentation schneller und unkomplizierter möglich sein sollte.
Zur Testung wurde eine Arbeitsgruppe gebildet, um eine überschaubare Größe an aktiven Testerinnen und Testern zu erhalten: Kolleginnen und Kollegen von zwei Intensivstation, einer peripheren Station, zwei Ambulanzen und der Autorin selbst als freigestellte, konsiliarisch arbeitende Wundmanagerin.
Parallel erreichte die IT-Abteilung über Anträge zum Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) die finanzielle Unterstützung zur Förderung der Digitalisierung und somit zur Anschaffung der Endgeräte und der gesamten technischen Ausstattung – eine erhebliche finanzielle Entlastung.
Das System war der Autorin bereits aus einer Hospitation zur Fachtherapeutin Wunde ICW bekannt. Die Nutzeroberfläche erwies sich als intuitiv, einfach bedienbar und geeignet, alle bestehenden Herausforderungen zu bewältigen.
Eine Umstellung gab es insbesondere für jene Kollegen, die bisher keine Apple-Geräte bedient hatten, da sich die Nutzeroberfläche zu den Android-Geräten deutlich unterschied. Nach anfänglichen Schwierigkeiten verlief die Umstellung sehr gut. Alle Kollegen erhielten eine umfangreiche Schulung, ehe die sechsmonatige Testphase begann.
Die Rückmeldungen der beteiligten Stationen und Ambulanzen liefen bei der Autorin und der IT-Abteilung zusammen. Das Team tauschte sich regelmäßig mit dem Anbieter aus, um zeitnah Verbesserungen oder Nachjustierungen umzusetzen.
Trotz vereinzelter technischer Hürden war die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten gut und konstruktiv. Veränderungen wurden zeitnah umgesetzt. Am Ende der Testphase waren die überarbeiteten Wund- und Fotodokumentationen bei Entlassung strukturiert, verständlich und enthielten den vollständigen Wundverlauf.
Das Ergebnis der Testphase war eindeutig: Die Stationen wollten dieses System am UKGM-Standort Gießen implementieren und hofften auf Zustimmung seitens der Geschäftsführung. Nach einer mehrmonatigen Phase der internen Abstimmung erfolgte im Mai 2024 die Vertragsunterzeichnung des UKGM für die Nutzung von imitoWound.
Implementierung im Klinikalltag
Die Ausschreibung für die Beschaffung der Endgeräte, das Aufsetzen der Tablets, die Planung der flächendeckenden Implementierung und die Schulung aller Mitarbeitenden – all das sollte strukturiert und durchdacht umgesetzt werden. Insgesamt 46 Stationen des Klinikums waren eingebunden.
Die Schulungen erfolgten im großen Hörsaal der Chirurgie. In den Monaten Februar und März waren es zwei Schulungen pro Woche – für Pflegefachpersonen, Pflegehilfskräfte und ärztliches Personal.
Innerhalb von acht Wochen durchliefen rund 550 Mitarbeitende die Schulung. Im Rahmen des Einweisertages im Mai wurde ein ganzer Nachmittag dem Thema Foto- und Wunddokumentation gewidmet. Einzelne Stationen bekommen seitdem auf Nachfrage immer mal wieder Einweisungen um die Übergabezeit herum. Das Thema bleibt auch in den regelmäßigen Treffen der Gruppe der Wundexpertinnen und -experten am UKGM stets präsent. Bei Rückfragen oder akuten Problemen steht ein telefonischer Support zur Verfügung.
Seit Juni 2025 arbeitet das gesamte Haus im Vollbetrieb der KI-gestützten Foto- und Wunddokumentation. Rückfragen einzelner Stationen lassen sich im Rahmen der täglichen Konsile gut bearbeiten. Nach und nach planen weitere Abteilungen im Haus wie OP-Bereiche und Ambulanzen – zum Beispiel der Dermatologie, HNO und der MKG – die Einführung des neuen Systems. Im November steht der nächste Einweisertag an und imitoWound wird erneut Bestandteil der Schulung sein. Die Entlasspapiere, die wir inzwischen den Patienten mitgeben können, sind deutlich strukturierter und verständlicher für die Kollegen in der ambulanten Nachversorgung. Deren Feedback zeigt, dass die übermittelten Versorgungsempfehlungen und Dokumente gut verständlich und nachvollziehbar sind.
Die Qualität und Quantität der Dokumentation haben sich spürbar verbessert. Der zeitliche Aufwand für die Bearbeitung ist deutlich gesunken, vor allem bei den Folgedokumentationen. Das Feedback ist gut bis sehr gut und es kommen definitiv keine Verständnisfragen mehr zurück. Die Unterschiede zwischen Apple- und Android-Betriebssystemen waren zunächst eine Herausforderung, lassen sich aber mit etwas Übung und vor allen Dingen der Bereitschaft zur Umstellung gut bewältigen.
Eine digitale Übermittlung der Wunddokumentation zum Beispiel auf die elektronische Patientenakte (ePA) wäre ein sinnvoller nächster Schritt. Gleichzeitig zeigt Erfahrung, dass eine persönliche Erläuterung der oft komplexen Wundsituation gegenüber Patienten wesentlich zur Verständlichkeit beiträgt. Dieses Verständnis stärkt die aktive Mitwirkung des Patienten und fördert schlussendlich den Genesungsprozess.
Die Autorin dankt allen an der Testung Beteiligten und dem Konzern für seine Unterstützung.
