Das neu eingeführte Operationsmedizinische Vorbereitungszentrum der DRK Kliniken Berlin Westend entlastet den OP-Trakt, unterstützt die Abläufe auf den anderen Stationen und sorgt für hohe Zufriedenheit unter Mitarbeitenden und Patienten.
Mittwochmorgen, der Patient soll um 7.30 Uhr im OP sein, damit die Anästhesie loslegen kann. Aber er ist nicht im OP-Trakt, sondern wartet noch immer auf der Station auf den Transportdienst. Der war zwar rechtzeitig um 7.00 Uhr vor Ort, aber es fehlte noch ein Dokument oder der Patient wollte noch mal ins Bad. Bis der Transportdienst das nächste Mal vorbeischaut, ist es 7.45 Uhr. Wertvolle Zeit verstreicht, der Tag im OP startet schon mit Verspätung. Patientinnen und Patienten sind verunsichert, Mitarbeitende genervt.
Szenenwechsel: Mittwochmorgen um 7.00 Uhr auf der Station. Es gilt, Patienten für die OP vorzubereiten. Andere drängeln und wollen schnell entlassen werden. Angehörige haben Fragen an das Pflegepersonal und Servicekräfte beenden gerade die Frühstücksausgabe. Schon steht ein neuer Patient in der Tür, der sich auf der Station melden soll und für eine Operation am Vormittag eingeplant ist. Leider ist das Zimmer noch belegt, er muss erst einmal auf dem Flur warten. Und eigentlich sollte noch ein weiterer Patient von der Intensivstation (ITS) übernommen werden.
Auch wenn diese Beschreibungen zugespitzt sind, spielte sich manches so oder so ähnlich immer mal wieder ab: Auf den Stationen herrscht insbesondere am frühen Morgen Stress, auf der ITS können Betten nicht freigegeben werden und im OP wartet das Team.
Verbesserungen der OP-Pläne oder Abstimmungen mit den Stationen führten nicht zu grundlegenden Verbesserungen. Eine Lösung bietet ein Operationsmedizinisches Versorgungszentrum (OVZ). Die Charité – Universitätsmedizin Berlin hat ein solches bereits 2014 in Betrieb genommen. Dass ein OVZ auch abseits einer Universitätsklinik mit entsprechenden Investitionsmitteln funktionieren kann, zeigt das Beispiel der DRK Kliniken Berlin Westend.
Veränderte Strukturen und Prozesse
Ziel des OVZ ist es, für die Patienten eine zentrale Anlaufstelle am OP-Tag zu installieren, von der aus sie direkt in den OP eingeschleust werden. Sie melden sich nicht mehr zuerst auf der Station, sondern gehen direkt zum OVZ. Gepäck und Wertsachen werden dort sicher verwahrt und vom Transportdienst im Laufe des Tages auf die Station geliefert. Das gesamte Anmeldeverfahren, medizinische Voruntersuchungen und das Anästhesiegespräch erfolgen bereits an den vorhergehenden Tagen. Das Konzept kommt deswegen ausschließlich bei planbaren Operationen zur Anwendung.
Im OVZ betreut medizinisch ausgebildetes Personal die Patienten. Diese haben während ihres Aufenthalts eine konkrete Ansprechperson für alle Fragen. Vor Ort trifft das Personal zusätzlich erste Vorbereitungen für die OP, wie die Überprüfung der Vitalparameter und des Nüchternstatus. Nach dem Umkleiden warten die Patienten in der sogenannten Holding-Area, bis sie in den OP gefahren werden.
Von der Planung bis zur Eröffnung
Nicht mal ein Jahr hat es gedauert von der ersten konkreten Idee für ein solches OVZ bis zur Eröffnung im Mai 2023. Ideengeber und Treiber des OVZ war Arnd Timmermann, Chefarzt der Klinik für Anästhesie, Schmerztherapie, Intensiv- und Notfallmedizin der DRK Kliniken Berlin Westend und Mitte. Schon lange hatte es Überlegungen in diese Richtung gegeben – auch in Kombination mit ambulanten Angeboten.
Im Herbst 2022 startete das Projekt mit Unterstützung der Krankenhausleitung um Nadine Krallmann, die sogleich mit den Planungen begann. Es galt, Räumlichkeiten zu finden, die technischen Voraussetzungen zu schaffen und neue Prozesse zu etablieren. Zudem stand das Thema Personal ganz oben auf der Agenda. Dabei suchte die Krankenhausleitung zu diesem Zeitpunkt keine große umfassende, sondern vor allem eine schnelle Lösung, die die Stationen im Alltaggeschäft kurzfristig entlasten sollte und sich in den bestehenden Strukturen einfach umsetzen ließ.
Auf einem denkmalgeschützten Gelände wie dem der DRK Kliniken Berlin Westend stehen Bauvorhaben häufig vor besonderen Schwierigkeiten. Daher war es ein glücklicher Zufall, dass unmittelbar neben den sechs OP-Sälen ein Gebäudeteil bestand, der zu diesem Zeitpunkt weitgehend ungenutzt war. Früher hatten sich in diesem ein Magnetresonanztomograf (MRT) und die multimodale Schmerztherapie befunden. Ein großer Besprechungsraum und mehrere Arztzimmer waren zwar in Nutzung, standen aber den größten Teil des Tages leer.
Dieses Areal ließ sich zügig umwidmen. Nur kleinere Umbaumaßnahmen waren erforderlich: Lediglich ein paar Wände waren zu versetzen, um den Raumbedarf für das OVZ abzubilden. Dazu gehören ein Eingangsbereich mit Anmeldung, ein großzügiger und heller Wartebereich, Räume für medizinische Voruntersuchungen, Umkleiden und Sanitärbereiche sowie die Holding-Area, in der sechs Liegen zur Verfügung stehen.
Die Anbindung an den OP-Trakt ist derzeit über einen Flur gewährleistet, der sich an den Wartebereich anschließt. Die größten Umbauschwierigkeiten bereitete die Holding-Area, in der sich das MRT befunden hatte. Der Rückbau der noch vorhandenen Technik war aufwendiger und kostenintensiver als zunächst angenommen.
Pflege und Management Hand in Hand
Bereits frühzeitig war die Pflege in die Planungen einbezogen. Rotkreuzschwester Petra Rehpenning und Managementassistentin Malin Stiebitz übernahmen die konkrete Ausgestaltung, die Personalplanung und das allgemeine Management für das OVZ. Die Doppelspitze mit fachlich-pflegerischer und organisatorischer Kompetenz, gepaart mit einer zupackenden Hands-on-Mentalität der Verantwortlichen, hat sich bei diesem Projekt klar bewährt.
Da das OVZ ausschließlich werktags von 6.00 Uhr bis 14.30 Uhr besetzt und kein Schichtbetrieb nötig ist sowie keine Wochenend- und Feiertagsdienste vorgesehen sind, bietet es für das Pflegepersonal die oft gewünschten verlässlichen Arbeitsbedingungen. Beschäftigte, für die die Arbeiten auf der Station körperlich zu anstrengend geworden sind, können im OVZ weiterhin nah am Patienten tätig sein. Mit der Eröffnung im Mai 2023 hat das OVZ in einer Pilotphase zunächst Patienten der Klinik für Allgemein-, Viszeral- und Minimalinvasive Chirurgie sowie der Klinik für Unfallchirurgie und Orthopädie übernommen. Um Ausfälle und Verzögerungen zu vermeiden, werden jeweils die Patienten der beiden ersten OP-Zeitslots einbestellt.
Die Prozesse waren derart schnell eingespielt und die Zufriedenheit bei allen Beteiligten so groß, dass das Konzept schon wenige Wochen nach der Eröffnung auf Patientinnen aus der Gynäkologie ausgeweitet wurde. Auch die Kinderurologie betreut das OVZ inzwischen teilweise mit.
Projektanpassungen und -entwicklungen
Es gibt zahlreiche positive Rückmeldungen aus der Anästhesie, vom OP-Team und den operierenden Ärztinnen und Ärzten, der ITS oder von den peripheren Abteilungen. Die Prozesse laufen besser und schneller, die Mitarbeitenden sind hochzufrieden. Auf den Stationen ist die Entlastung am Morgen deutlich spürbar, das sorgt für eine bessere Stimmung und viel Anerkennung. Gleiches gilt für die ITS: Patienten sind am Morgen einfacher auf die Normalstationen zu verlegen. Damit entfällt auch dort ein Stressfaktor. Die Wartezeiten im OP sind kürzer, das OP-Programm kann pünktlich starten. Sobald seitens der Anästhesie der Abruf aus dem OVZ erfolgt, sind die Patienten innerhalb von drei Minuten vor Ort. Verzögerungen kommen nur noch in absoluten Ausnahmefällen vor. Einziger Wermutstropfen: Für den großen Besprechungsraum der Anästhesie fehlt aktuell noch ein adäquater Ersatz. Die positiven Veränderungen – schon seit dem ersten Tag der Inbetriebnahme – überwiegen diesen Punkt jedoch um ein Vielfaches.
Im Projektverlauf hat sich gezeigt, an welchen Stellen nachzujustieren war. Nach dem Projektstart hat Rotkreuzschwester Petra Rehpenning andere Projektaufgaben übernommen. Für ihre Position hat die Krankenhausleitung eine eigene Pflegeteamleitung im OVZ installiert: Eine Pflegefachperson übernimmt als Vollzeitkraft die Abstimmung mit den Stationen, kümmert sich bei Schnittstellenproblemen und organisiert kurzfristig Ersatz, falls Personal – zum Beispiel krankheitsbedingt – ausfällt. Um in solchen Fällen (Ausfall) insbesondere in den frühen Morgenstunden handlungsfähig zu bleiben, hat die Krankenhausleitung eine Mitarbeiterin der ITS quasi als Springer beauftragt. Diese unterstützt nach kurzer Absprache mit der abgebenden ITS direkt morgens im OVZ, bevor sie an ihren eigentlichen Arbeitsplatz, die ITS, zurückkehrt.
Die Prozessveränderungen betreffen nicht nur das kurzfristige Einspringen. So hat beispielsweise das Team der Unfallchirurgie und Orthopädie die eigenen Abläufe so umgestellt, dass die Blutabnahme nicht mehr am Vortag anzusetzen ist, sondern direkt am OP-Tag selbst im OVZ erfolgt. Auf diese Weise werden andere Stellen entlastet und bestimmte Tätigkeiten gebündelt. Auch für die Patienten ist es angenehmer, für eine Blutentnahme nicht extra in die Klinik kommen zu müssen.
Problemlöser und weitere Ideen
Trotz aller Vorbereitung und Organisation sind Verzögerungen, in absoluten Einzelfällen sogar OP-Absagen, nicht gänzlich zu vermeiden. Zum Beispiel wenn zeitgleich mehrere Schwerstverletzte über die Zentrale Notaufnahme angekündigt werden. Dann verschieben sich die geplanten Operationen mitunter um mehrere Stunden. In diesen Fällen ist es hilfreich, sinnvoll und wichtig, den wartenden Patienten die Situation ruhig und ausführlich zu erklären. Eine solche Kommunikation sorgt meist für Verständnis seitens der Patienten. Genau dafür gibt es im OVZ die Zeit und den Raum – anders als auf vielen Stationen.
Es gibt noch weitere Ideen, die Arbeit im OVZ zu optimieren. So soll baulich ein Durchbruch direkt von der Holding-Area zum OP-Trakt entstehen. Das verkürzt den Weg nochmals. In Planung sind zudem Bildschirme für die Unterhaltung während der Wartezeiten. Ein anderer Vorschlag ist, das OVZ auch zu nutzen, um Entlassungen besser zu organisieren. Denn oft genug warten Patienten stundenlang auf den Stationen auf ihre Angehörigen. In dieser Zeit können die Patientenzimmer nicht vorbereitet und gereinigt werden, neue Patienten müssen auf ihre Zimmer warten. Für eine Überbrückung zwischen Entlassung und Abholung bieten sich die hellen und freundlichen Räume des OVZ ebenfalls an.
Win-win-Situation für alle
Das OVZ ist für den Standort ein voller Erfolg. Prozesse sind deutlich verbessert, die Zufriedenheit sowohl von Mitarbeitenden als auch Patienten ist signifikant gestiegen. Die ruhige Atmosphäre im OVZ überträgt sich auf alle Personen, Patienten sind in vielen Fällen entspannter und weniger nervös. Außerdem steht ihnen jederzeit eine Ansprechperson zur Verfügung, an die sie sich mit Fragen und Sorgen wenden können. Darüber hinaus profitieren etliche Stationen von einer spürbaren Entlastung, vor allem in den stressigen Morgenstunden oder bei der Übernahme von der ITS. Und es hat sich gezeigt: Wenn alle die Notwendigkeit zur Veränderung einsehen, wenn es kurze Entscheidungswege, Unterstützung aus den Fachabteilungen wie der Technik, Vertrauen von der Führung und Freiheiten für die konkrete Ausgestaltung gibt – dann lassen sich manche Dinge schnell und ohne größere Probleme umsetzen. Eine Win-win-Situation für Patienten wie Mitarbeitende.
