Vereinfachte Dokumentationsarbeit mittels Spracherkennung und -steuerung soll dazu beitragen, die Versorgungsqualität von Patienten und Klienten bestmöglich auszugestalten bzw. zu erhöhen. Das in der Diakonie Ruhr eingeführte Forschungsprojekt „Sprint-Doku“ untersucht, inwieweit die digitale Dokumentation dazu die Arbeitsbedingungen und Prozesse für Pflege- und Verwaltungspersonal verbessert.
Moderne und digitale Technologien kommen in der Pflegeversorgung vermehrt zur Anwendung. Technische Assistenzsysteme befördern die pflegerische Arbeit in den verschiedenen Settings der Versorgung. Bestmögliche Verbesserungspotenziale befinden sich sowohl auf organisationaler Ebene (Vernetzung, Kommunikation, Informationsverarbeitung etc.) als auch auf personaler Ebene (Reduktion physischer und psychischer Belastungen, Technikkompetenz usw.). Aktuelle Herausforderungen liegen hierbei z. B. in der geringen Technikentwicklung der Pflege und dem Datenschutz. Für eine hochwertige elektronische Pflegedokumentation soll die Zielsetzung demnach sein, alle gesundheits- und pflegerelevanten Informationen des Patienten zu enthalten, die Weiterbehandlung innerhalb eigener und interdisziplinärer Berufsgruppen zu befördern sowie in der stationären und ambulanten Pflegeversorgung einsetzbar zu sein [1].
Forschungsprojekt „Sprint-Doku“
„Sprint-Doku“ (Förderkennzeichen EXP.00.00018.18) ist ein vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) gefördertes und von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) fachlich begleitetes Verbundprojekt mit einer Laufzeit von 3 Jahren (28. November 2018 bis 27. November 2021). Die im Projekt unter dem Dach der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) zum Einsatz kommenden Technologien werden in sog. Experimentierräumen getestet. Darüber hinaus erfährt es nationale Beachtung in der „Konzertierten Aktion Pflege“ (KAP) der Bundesregierung aus dem Jahr 2019, die es als Beispielprojekt im Kapitel „Digitalisierung und technische Unterstützung in der Leistungserbringung“ aufführt [2].
Das Projekt „Sprint-Doku“ (Textkasten: Forschungsprojekt „Sprint-Doku“) soll ermitteln, wie und wo innerhalb der digitalen Dokumentation in den drei Experimentierräumen der stationären und ambulanten Pflege sowie der Verwaltung in der Altenhilfe adaptive Spracherkennung und -steuerung sinnvoll einsetzbar sind (Abb. 1). Im Mittelpunkt steht dabei die Frage, wie sich Dokumentationsarbeit für Pflege- und Verwaltungspersonal partizipativ im Sinne verbesserter Arbeitsbedingungen, Prozessoptimierungen und Qualitätssteigerungen gestalten lässt.
Übergeordnetes Ziel des Projekts ist es, den Zeitaufwand für die Pflegedokumentation zu reduzieren und die Zeitanteile für die eigentliche, klientenbezogene Pflegearbeit zu erhöhen. Zusätzlich gilt es, die Akzeptanz des Pflegepersonals für digitale Pflegedokumentation zu verbessern. Eine schnellere Verfügbarkeit von Dokumenten soll Schnittstellenprobleme verringern und somit zu einer verbesserten Informations- und Kommunikationskontinuität im Pflegeprozess führen.
Das Forschungskonsortium
Mit dem Anwendungspartner Diakonie Ruhr, den zwei Technikpartnern Connext Communication GmbH (Pflegedokumentationssoftware) und Nuance Communications Deutschland GmbH (Spracherkennungssoftware) sind die strukturellen, organisatorischen und technischen Grundvoraussetzungen gegeben. Und mit den Forschungspartnern Management for Health, IMO-Institut zur Modernisierung von Wirtschafts- und Beschäftigungsstrukturen (bis Ende 2019) sowie der Hamburger Fern-Hochschule sind die notwendigen Kompetenzen für die Umsetzung sichergestellt. Die externe Evaluation erfolgt durch das Forschungsinstitut IDC der Wilhelm Löhe Hochschule Fürth.
Projektverlauf
Die drei Phasen der Implementierung (Abb. 2) erfolgen über den Projektverlauf hinweg und werden kontinuierlich von der Evaluation begleitet. Im Rahmen des Projektverlaufs schloss sich einer Bestandsaufnahme der Pflege- und Arbeitsprozesse zunächst eine Anfangsbefragung der Mitarbeitenden der Diakonie an, um besser auf deren Bedarfe, Wünsche und Vorbehalte bezüglich der neuen Technologie einzugehen. Zur Einbindung der Technologien erfolgten eine Analyse der Schnittstellen, die Planung der Umsetzung und schließlich eine Testung der Eingabegeräte zur Spracherkennung auf ihre Einsetzbarkeit und Kompatibilität. Entscheidend waren v. a. eine einfache, intuitive Bedienbarkeit und eine gute Aufnahmequalität.
Nach Auswahl der einzusetzenden Technologien entwickelten die Projektverantwortlichen ein modernes Schulungskonzept für 40 Beschäftigte aus den Experimentierräumen der Diakonie Ruhr. Zum Inhalt der Schulungen gehörten technische Grundlagen zur Bedienung der Spracherkennung und -steuerung sowie methodische Werkzeuge zur schnelleren Umsetzung der Dokumentation. Nach den Basisschulungen konnten die Mitarbeitenden, aktiv begleitet von den Schulungsverantwortlichen der Firma Nuance und der Diakonie, die Technologie dann an ihrem Arbeitsplatz in der Praxis nutzen. In der Kurzzeitpflege war es z. B. im Dienstzimmer an ihrem PC per Spracheingabe über ein Tischmikrofon oder per Headset möglich, in der Pflegedokumentation Vivendi PD die Strukturierte Informationssammlung (SIS) auszufüllen.
In den weiteren Projektphasen sind v. a. die mobile Dokumentation per Spracherkennung und -steuerung sowie vermehrte Steuerungsmöglichkeiten und Sprachbefehlnutzung in der Dokumentationssoftware vorgesehen. So wird z. B. in einem nächsten Schritt die Nutzung der Spracherkennung und -steuerung auf den Mobilgeräten für die Dokumentation in das zentral verfügbare digitale Übergabebuch der ambulanten Pflege angestrebt. Im weiteren Verlauf erfolgt die Analyse der Auswirkungen auf Pflege- und Arbeitsprozesse durch den Einsatz der neuen Technologie sowie die Ableitung von Schlussfolgerungen als Leitfaden für die Praxis in anderen Pflegeeinrichtungen.
Praxiseinsatz
Zum Aufnahmeprozess in der Kurzzeitpflege gehört die strukturierte Informationssammlung im Erstgespräch seitens des Pflegepersonals. In einem gemeinsamen Aushandlungsprozess zwischen Gast und Pflegendem erfolgt sowohl die pflegefachliche Einschätzung als auch die Ermittlung des Unterstützungsbedarfs im Sinne einer Kategorisierung in Themenfelder (z. B. „Kognitive und kommunikative Fähigkeiten“ oder „Mobilität und Beweglichkeit“ etc.). Ferner sind die für Pflege und Betreuung relevanten Risiken und Phänomene einzuordnen.
Innerhalb des digitalen Formulars in Vivendi PD ist die Dokumentation im Zuge der Einführung von „Sprint-Doku“ nicht mehr nur per Maus- und Tastatureingabe, sondern ebenfalls per Spracherkennung und -steuerung möglich. Dazu schaltet die Pflegeperson zunächst das Headset ein, startet die Spracherkennung mit eigenem Profil sowie Vivendi PD. Sobald der Gast ausgewählt ist, kann eine neue SIS angelegt und in die entsprechenden Freitextfelder „hineingesprochen“ werden. Das System wandelt die Sprache in Text um. Natürlich lässt sich auch per Sprache im Text navigieren, Änderungen per Sprachbefehl sind ebenfalls möglich. Mit der kontinuierlichen Nutzung lernt das System die Anwenderin bzw. den Anwender und ihre bzw. seine Sprachgewohnheiten sowie -muster immer besser kennen und zu „verstehen“.
Erste Rückmeldungen der Nutzerinnen und Nutzer zeichnen ein vielschichtiges Bild. Die Spracherkennung funktioniert z. B. auch bei gleichzeitiger Eingabe zweier Nutzerinnen bzw. Nutzer in einem Raum auf technischer Ebene gut. Der für die Pflegeperson neuartige Prozess der Spracheingabe bei gleichzeitiger „Störung“ durch die Worte einer zweiten Person, stellt eine besondere Lernerfahrung dar. Auch Scham gegenüber den Zuhörerinnen und Zuhörern spielt dabei eine große Rolle. Ein ruhiger Dokumentationsort ist daher für den Eingabeprozess förderlich. Darüber hinaus ist ein anderer Zugang zur Formulierung im Sprechprozess notwendig. Die Anwenderinnen und Anwender müssen sich bereits im Vorhinein gut überlegen, wie ihr Satz aussehen soll und diesen dann möglichst ohne Fülllaute („ah“, „äh“, „mh“ usw.) strukturiert sprechen. Auch die Eingabe von Sprachbefehlen funktioniert nicht bei allen Beteiligten auf Anhieb gut, da in diesem Zusammenhang eine kurze Pause nach dem Sprachbefehl eingehalten werden sollte und auch dies der Übung bedarf.
Zusammengefasst bringt die Spracherkennung und -steuerung jede Menge neue Herausforderungen mit sich, die bei der Einführung eines solchen Systems zu berücksichtigen sind.
Wissenschaftliche Evaluation
Die wissenschaftliche Evaluation erfolgt anhand eines Mixed-Methods-Ansatzes. Dieses Vorgehen setzt daran an, dass mit dem technischen Assistenzsystem „Sprint-Doku“ eine parallele Veränderung der Aufbau- und Ablauforganisation der Pflege verknüpft ist [3]. Die Erfassung der Einstellungs- und Nutzerakzeptanz ist somit eingebettet in die Analyse der Lernbedingungen in den beteiligten Experimentierräumen. Aus der übergeordneten Evaluationsperspektive der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) sind zudem betriebliche Interventionen aus der Mensch-Technik-Organisation (MTO-Konzept) und dem organisationalen Kontext in einer Gesamtperspektive zu ermitteln. In dieser Hinsicht sind auch Makroentwicklungen zu reflektieren, etwa Branchen- und Markttrends. Mit dieser ganzheitlichen Perspektive lassen sich Adaptionen an Erfolgs- und Hinderungsfaktoren für die Implementierung der Assistenztechnologie und die dazu notwendigen Geschäftsmodelle der Unternehmen ableiten [4].
Herausforderung Corona
Die beschriebenen Erfahrungen basieren auf den Geschehnissen vor Beginn der Corona-Pandemie. Für die Projektteilnehmerinnen und -teilnehmer waren der Lockdown und die damit verbundenen Einschränkungen ab Anfang März 2020 zunächst eine immense Herausforderung. In einer Onlinekonferenz beschlossen die Projektbeteiligten einstimmig, das Projekt fortzuführen und die Schulungen auf digitale Konzepte umzustellen, um somit eine angepasste Vorgehensweise im Projekt unter den neuen Gegebenheiten zu ermöglichen.
Die Nutzung der Spracherkennung ist infolge der Umsetzung von Schutzmaßnahmen und normativer und gesetzlicher Vorgaben im Rahmen der Pandemie in den Hintergrund getreten:
Stationäre Pflege. Die Auslastung der Kurzzeitpflege ist seit März eingebrochen, die Zahl der Gäste und damit der Dokumentationen über die Spracherkennung ist deutlich zurückgegangen. Das Tragen von Mundschutz und „Persönlicher Schutzausrüstung“ ist verpflichtend eingeführt.
Ambulante Pflege. Da in der ambulanten Pflege ein Teil der Pflegedokumentation beim Kunden vor Ort erfolgt, entschieden die Projektbeteiligten, dass die Mitarbeitenden die Büroräume der Sozialstationen nur noch bei Bedarf und dann nur noch in begrenzter Zahl nutzen durften. Das Ausfüllen der SIS mittels Spracherkennung war dort aus diesen Gründen nur noch eingeschränkt möglich.
Verwaltung Altenhilfe. In der Verwaltung kam es zur hygienebedingten Verlagerung von Arbeitsplätzen. Die Qualität der Spracherkennung über mobile Devices war zu diesem Zeitpunkt noch nicht ausgereift, somit konnten die Mitarbeitenden die Spracherkennung im Homeoffice oder in Diensträumen ohne PC nicht nutzen.
Zukunft von „Sprint-Doku“
Pflegeeinrichtungen und ihre Beschäftigten sollen Lernerfahrungen machen, die sie befähigen, Herausforderungen der digitalen Transformation gemeinsam besser zu bewältigen. Über die Workflow-Analyse werden Be- und Entlastungen sowie die Qualität der Arbeit für Pflegende bestimmt. Eine schnellere Verfügbarkeit von Dokumenten soll Schnittstellenprobleme verringern, die Kommunikation verbessern und die Arbeitsbelastung und den Arbeitsdruck verringern. Voraussetzung für eine gelingende Implementierung ist, dass der Nutzen für die Pflegenden eine zentrale Rolle einnimmt. Die gewonnenen Erkenntnisse aus dem „Sprint-Doku“-Projekt fließen künftig in Anforderungen der Arbeitsorganisation, des Arbeitsablaufs und der Qualifikation von Pflegenden ein. Ein Handlungs- und Qualifikationsleitfaden sowie Checklisten für die Praxis ermöglichen Pflegeeinrichtungen eine nachhaltige Nutzbarmachung.
[1] BGW – Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege. Pflege 4.0 – Einsatz moderner Technologien aus der Sicht professionell Pflegender. Forschungsbericht Stand 08/2017. Im Internet: www.bgw-online.de/SharedDocs/Downloads/DE/Medientypen/BGW%20Broschueren/BGW09–14–002-Pflege-4–0-Einsatz-moderner-Technologien_Download.pdf; Zugriff: 05.08.2020
[2] Bundesministerium für Arbeit und Soziales (Hrsg.). Konzertierte Aktion Pflege. Vereinbarungen der Arbeitsgruppen 1 bis 5. Berlin: Bundesministerium für Arbeit und Soziales, 2019: 109
[3] Craig P, Dieppe P, Macintyre S et al. Developing and evalu-ating complex interventions: the new Medical Research Council guidance. BMJ 2008: 337. a1655
[4] Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. Evaluation der Projekte der Förderrichtlinie „Zukunftsfähige Unternehmen und Verwaltungen im digitalen Wandel“, 2018: 3; Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Abteilung Grundsatzfragen des Sozialstaats, der Arbeitswelt und der sozialen Marktwirtschaft (Hrsg.). Weissbuch Arbeiten 4.0. Berlin: Bundesministerium für Arbeit und Soziales, 2017: 67ff.
