INPULS einführen und effektiv nutzen

Die Pflegepersonalbemessung im Krankenhaus soll in diesem Jahr eingeführt werden. Für Intensivstationen soll ein adaptiertes System zum Einsatz kommen – beispielsweise auf der Grundlage von INPULS. Dieser Artikel informiert über dieses Instrument und seine Einführung.

Das INtensivPflegeUndLeistungserfassungsSystem (INPULS) wurde 1997 bis 2000 von Fachpflegekräften für Anästhesie- und Intensivpflege am Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) entwickelt. Mit dem Instrument können grundlegende Kennzahlen für die Abbildung von Kosten- und Erlös­situationen einer Intensivstation über die Gewichtung der generierten Pflegeminuten erhoben werden. Ebenso werden Kennzahlen wie beispielsweise Belegung, Auslastung, Pflegekategorie und Beatmungsdauer erfasst.

INPULS wird am UKHD seither für die Per­sonalbedarfsberechnung auf allen Intensiv- und IMC-Stationen genutzt. Patientinnen und Patienten werden einmal täglich retrospektiv anhand von ausgewählten Merkmalen einer von sechs Pflegekategorien zugeordnet. Diesen Pflegekategorien sind Minutenwerte hinterlegt. Die Eingruppierung des Patienten erfolgt nach 24.00 Uhr für den Vortag oder bei Verlegung durch die betreuende Pflegefachperson. Neben medizinischen Maßnahmen werden bei INPULS auch rein pflegerische Tätigkeiten erfasst.

Über die Jahre etablierte sich das System auch über die Grenzen des UKHD hinaus und ist aktuell an mehr als 30 Kliniken deutschlandweit im Einsatz. Die Zahl der Anwenderkliniken steigt stetig an. Das INPULS-Team leitet und unterstützt maßgeblich bei der Einführung des Systems an einer neuen Anwenderklinik. Wie dies im Einzelnen aussieht, wird in den folgenden Abschnitten erläutert.

Voraussetzungen für die Einführung. Das INPULS-Team bietet verschiedene Möglichkeiten an, sich über das System zu informieren. So ist INPULS als Thema regelmäßig bei verschiedenen Kongressen mit Vor­trägen und Workshops vertreten. Zudem besteht die Möglichkeit, sich bei einem Vorstellungstermin, welcher zweimal pro Monat stattfindet, über INPULS zu informieren.

Interessiert sich eine Klinik für die Einführung von INPULS, erhält sie zunächst eine umfassende Leistungsbeschreibung. Diese gibt einen Überblick, welche Leistungen mit welchem zeitlichen Aufwand vom INPULS-Team erbracht werden und wie sich die Kosten für die Einführung zusammensetzen. Wichtig zu betonen ist an dieser Stelle, dass INPULS keine Firma, sondern der Stabsstelle für Leistungserfassung, Kennzahlen und Analyse im Pflege- und Funktionsdienst der Pflegedirektion am UKHD angegliedert ist. Die Arbeitsleistung, die das Team bei der INPULS-Einführung an der externen Klinik erbringt, wird über einen Tagessatz abgerechnet. Die so generierten Einnahmen fließen direkt in die Weiterentwicklung des Systems, beispielsweise im Rahmen der Pflege des INPULS-Katalogs oder der Planung und Durch­führung der Anwendertreffen. Die Nutzung von INPULS und der dazugehörigen Software wird über die Einräumung einer kostenlosen Lizenz geregelt.

Grundvoraussetzung für die Einführung von INPULS ist das Vorhandensein einer Intensiv- oder Überwachungsstation. Die Versorgungsstufe des Krankenhauses ist unerheblich. INPULS ist für alle Altersklassen der Patienten geeignet. Der Leistungskatalog ist in verschiedene Altersstufen unterteilt (Neonatologie, Erwachsene und Kinder, Erwachsene). Zudem können alle Fachbereiche durch INPULS abgedeckt werden. Auch Items hoch spezialisierter Bereiche, zum Beispiel die Versorgung Brandverletzter, sind im INPULS-Katalog integriert. Durch die Möglichkeit der Anwenderkliniken, Änderungsanträge zur Verbesserung oder Neuaufnahme einzelner Merkmale einzubringen, wird der Leistungskatalog kontinuierlich weiterentwickelt. Ziel ist es, die Eingruppierungsmerkmale stets an die aktuelle Evidenz anzupassen.

INPULS kann sowohl auf Stationen mit papiergestützter Dokumentation als auch in Verbindung mit einem digitalen Patientendatenmanagementsystem (PDMS) eingesetzt werden. Die Bereitstellung eventuell benötigter Schnittstellen liegt primär in der Verantwortung der Klinik selbst. Für INPULS ist der Dokumentationsaufwand in der Patientenkurve überschaubar. Es müssen lediglich die Pflegekategorie und die ausgewählten Eingruppierungsmerkmale festgehalten werden. Die Wahl der Eingruppierungsmerkmale stützt sich auf die bereits vorhandene Dokumentation in der Patientenkurve, beispielsweise die Übernahme der Körperpflege, Scorings oder Therapiemaßnahmen. In manchen Fällen ist es möglich, dass diese Dokumentation leicht modifiziert werden muss, um die Kriterien der Eingruppierungsmerkmale zu erfüllen. Dies kann zum Beispiel das Festhalten des Zeitwertes bei Assistenz des Arztes oder bei Krisengesprächen mit Patienten und Angehörigen sein. Das INPULS-Team steht hierbei auf Wunsch während der Einführungsphase beratend zur Seite.

Projektphase der Einführung. Die detaillierte Projektplanung beginnt mit Erhalt des unterzeichneten Lizenzvertrags. Die Einführung selbst startet mit der Installation der INPULS-Software. Dies geschieht in enger Absprache mit den zuständigen EDV-Betreuern der Anwenderklinik und erfolgt ausschließlich über einen temporären Fernzugriff.

Die erste Schulung findet in Form der Projektleiterschulung in Heidelberg statt. Über einen Zeitraum von zwei Tagen werden die anwesenden Personen umfassend zur Patienteneingruppierung, zum Umgang mit der Datenerfassung und zur Interpretation der Auswertungsdateien geschult. Die Schulung ist in theoretische und praktische Abschnitte unterteilt. Ziel der Projektleiterschulung ist es, Hauptansprechpartner für die betreffende Klinik und das INPULS-Team zu schaffen, welche sich mit dem System umfassend auskennen und die weitere Betreuung von INPULS klinikintern übernehmen.

Zeitnah nach der Projektleiterschulung folgt eine Online-Schulung der Multiplikatoren, die einen Arbeitstag umfasst. Als Multiplikatoren eignen sich Mitarbeitende der Stationen (zum Beispiel Praxisanleiter, Gerätebeauftragte oder Schichtleitungen). Auch die Stationsleitung und Stellvertretung fungieren als Multiplikatoren. Die Leitungen müssen ebenfalls an dieser Schulung teilnehmen, sofern sie die Projekt­leiterschulung nicht bereits absolviert haben.

Der Fokus der Multiplikatorenschulung liegt auf der täglichen Patienteneingruppierung. Auch der Umgang mit der Patienteneingabemaske wird thematisiert. Ziel ist es, dass die Multiplikatoren in der Lage sind, die Mitarbeiter der Station im Umgang mit INPULS anzuleiten und bei der Patienteneingruppierung beratend zur Seite zu stehen. Die Schulung der Anwender wird durch die Projektleitung und die Multiplikatoren des Klinikums selbst durchgeführt.

Für das Management wird eine separate Schulung angeboten, die im Detail die Auswertungsmöglichkeiten mit INPULS thematisiert. Wesentlicher Bestandteil der Schulung ist die detaillierte Erläuterung der Auswertungsdateien sowie die Personalberechnung mit INPULS. Für die Auswertung der Daten stehen den Anwenderkliniken eine Jahresmappe zur Übersicht der erfassten Datensätze tages- und monatsgenau zur Verfügung. Die Kennzahlen der Station sowie die Personalberechnung werden in der Aus­wertungsdatei dargestellt und die Daten aus der Jahresmappe dort übersichtlich strukturiert. Für diese Schulung sind etwa drei Stunden einzuplanen. Sie erfolgt ebenfalls online. Ziel ist es, den pflegerischen Führungspersonen und dem Controlling einen Überblick über das System und dessen Möglichkeiten zu geben.

Die Einführung von INPULS erstreckt sich über einen Zeitrahmen von durchschnittlich vier Wochen.

INPULS im Regelbetrieb. Nach Projektabschluss steht der Klinik ein achtwöchiger kostenloser Support des INPULS-Teams zur Verfügung. Dies dient dazu, das Krankenhaus in den ersten Wochen der Einführung und Verwendung des Systems zu unterstützen. Zu diesem Zeitpunkt sind die Anwenderschulungen durch die Multiplikatoren in vollem Gange, sofern sie nicht bereits abgeschlossen sind, und das System findet Anwendung in der täglichen Praxis. Häufig ergeben sich im Regelbetrieb detaillierte Fragen zu Schnittstellen oder zum Umgang mit der Auswertungsdatei. Nach Wunsch der Klinik kann in dieser Zeit auch die Praxisbegleitung durch das INPULS-Team erfolgen. Hierfür besuchen die Kollegen von INPULS die betreffenden Stationen vor Ort und führen ein Audit der Patienteneingruppierung durch. Zusammen mit der Stations- und Projektleitung wird das Ergebnis detailliert besprochen. Die Praxisbegleitung kann auch dafür genutzt werden, Fragen zum Umgang mit der EDV, zur Dokumentation in der Pflegekurve oder zur Patienteneingruppierung zu klären. Zudem kann das INPULS-Team Tipps zur Abbildung der Eingruppierungsmerkmale in der Dokumentation geben.

Nach erfolgreicher Einführungsphase haben die Kliniken die Möglichkeit, aktiv an der Weiterentwicklung des Leistungskatalogs mitzuarbeiten. Dies ist über sogenannte Änderungsanträge möglich. Über Merkmale, die neu in den Katalog aufgenommen oder die in ihrer aktuellen Formulierung angepasst werden sollen, stimmen alle Anwenderkliniken im Konsensverfahren ab. Die Abstimmung erfolgt in der Regel online. Alle zwei Jahre findet ein Treffen aller Anwenderhäuser statt.

Ausblick. INPULS ist für den bundesweiten Einsatz bereit. Aktuell ist das INPULS-Team mit dem Wirtschaftsprüferunternehmen KPMG im Gespräch, um den deutschlandweiten Testlauf für INPULS zu unterstützen. Das System besteht aus Verfahren und einer EDV-Lösung und erreicht dadurch einen hohen Digitalisierungsgrad.

Das INPULS-Team hofft weiterhin, dass die politische Entscheidung für ein Leistungserfassungs­system positiv ausfällt. Wir teilen die Meinung des Deutschen Pflegerats, des Deutschen Berufsverbands für Pflegeberufe (DBfK) und der Vereinten Dienstleistungsgewerkschaft (Verdi), dass ein Scheitern der Einführung von Leistungserfassungssystemen die Arbeitsbedingungen für Pflegekräfte weiter verschlechtern wird. Nein, ein Leistungserfassungssystem wird nicht gleich den Personalmangel in der Pflege lösen. Aber es ist hilfreich, um fundiert zu begründen, warum der errechnete Personalbedarf notwendig ist. Die durchschnittlich ein bis fünf Minuten Zeitaufwand pro Patienten stellen hierbei definitiv kein bürokratisches Monster dar. Es ist für den Fachkräftemangel nicht hilfreich, wenn keinerlei Differenzierung des Bedarfs durch feste (Unter-)Grenzen für die Kliniken erfolgt. Die notwendigen Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen von Pflegekräften können nur dann sinnvoll geplant werden, wenn die Möglichkeit besteht, den tatsächlichen, individuellen Personalbedarf jeder einzelnen Station zu erfassen. Eine genaue Analyse ermöglicht es, Pflegepersonal effizient einzusetzen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Patientenversorgung nicht beeinträchtigt wird. Bundesweite Kampagnen zur Gewinnung und zum Erhalt des Pflegepersonals müssen parallel dazu erarbeitet werden.

Ein Leistungserfassungssystem wie INPULS bietet zudem die Möglichkeit, tatsächlich alle Arbeiten, die das Pflegepersonal übernimmt, abzubilden. Leistungen wie das Stellen eines Notfallteams, die Mit­betreuung von Patienten im Aufwachraum oder der Patiententransport fallen so nicht mehr unter den Tisch. Das ist auch das Fazit vieler Pflegender in den INPULS-Schulungen: „Jetzt können wir endlich zeigen, was wir im Alltag alles leisten und keine Handlungen laufen nur nebenbei.“