Das Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IML hat für das Pius-Hospital Oldenburg das Konzept des Versorgungsassistenten erarbeitet, der pflegefremde Tätigkeiten übernimmt und so das OP-Personal entlastet. Dieser Ansatz soll einen effizienten Betrieb und nur geringe Leerzeiten der OP-Säle unterstützen.
Einer Studie zufolge werden bei rund 30 Prozent der befragten Krankenhäuser OP-Säle geschlossen, da diese durch das fehlende Fachpersonal nicht betrieben werden können. Bei rund 60 Prozent der befragten Krankenhäuser wird dieser Personalmangel mittels Überstunden kompensiert. Neben dem Ausgleich des fehlenden Personals durch Überstunden erfolgt zudem eine Verlagerung der ärztlichen Tätigkeiten vermehrt auf das Pflegepersonal wie das Assistieren bei ärztlichen Untersuchungen und operativen Eingriffen sowie bei der Bedienung der medizinischen Apparate. Pflegende führen zudem häufig Tätigkeiten aus, die nicht ihrem Aufgabenspektrum entsprechen und für die keine qualifizierte Ausbildung nötig ist (z. B. Reinigungsarbeiten und Botengänge, Abb. 1).
Pflegefremde Tätigkeiten delegieren
Zur Entlastung der Pflegefachpersonen besteht die Notwendigkeit, pflegefremde Tätigkeiten an andere Berufsgruppen zu delegieren. Ein unterstützender Lösungsansatz, um die Fachkräftemangel-induzierten Auswirkungen auf den OP-Bereich zu reduzieren, kommt aus dem Bereich der Logistikplanung, der die Ursache zwar nicht bekämpfen kann, aber eine zusätzliche Alternative ermöglicht.
In der Studie „Neuordnung von Aufgaben des Pflegedienstes unter Beachtung weiterer Berufsgruppen“ heißt es, dass insbesondere in den Bereichen wie Beschaffung und Logistik oder patientennahe stationsübergreifende Tätigkeiten wie der Patientenbegleitdienst auf anders qualifizierte Kräfte wie Versorgungsassistentinnen und -assistenten (im Folgenden: Versorgungsassistenten) übertragen werden können.
Die Delegation der Tätigkeiten wird in den Krankenhäusern, insbesondere in den Stationsbereichen, bereits praktiziert. Der OP-Bereich bildet in diesem Rahmen allerdings noch vielfach die Ausnahme. Speziell für den OP-Bereich übernehmen hoch qualifizierte Berufsgruppen die medizinische Versorgung sowie unterstützende Tätigkeiten, die eine Behandlung des Patienten ermöglichen. Hierzu zählen u. a. das Abrufen und Ein- und Ausschleusen der Patienten, das Fallwagenpacken sowie die Materialdisposition.
Aufgrund der schon bestehenden hohen Arbeitsbelastung im OP-Bereich werden diese Tätigkeiten zum Teil auf das Notwendigste reduziert und nach dem Ad-hoc-Prinzip erledigt, was hinsichtlich des Bedarfs von effizienten und stabilen Prozessen nicht sinnvoll ist.
Eine Möglichkeit, um das OP-Personal zu entlasten und um die pflegefremden Prozesse neu zu gestalten, ist das Konzept, Aufgaben an eine weitere Berufsgruppe, z. B. an Versorgungsassistenten, abzugeben. Der Einsatz von Versorgungsassistenten zur Entlastung des OP-Pflegepersonals verspricht aber nur dann Potenzial, wenn die Zeiteinsparung durch das OP-Pflegepersonal anderweitig genutzt werden kann. Während einige Tätigkeiten weitestgehend losgelöst vom Operationsprozess ablaufen können (z. B. Bewirtschaftung OP-Lager), werden viele der logistischen Tätigkeiten innerhalb der Wechselzeit durchgeführt (Abb. 2). Als Wechselzeit wird die Phase nach Ende der nachbereitenden operativen Maßnahmen des vorangehenden Patientenfalles bis Freigabe der Anästhesie des nachfolgenden Patientenfalles verstanden. Die Übertragung der logistischen Tätigkeiten kann unter Berücksichtigung aller weiteren Prozessabhängigkeiten (z. B. Verfügbarkeit Operateur) zu einer Wechselzeitverkürzung führen. In Abhängigkeit von der Operationslänge und der OP-Häufigkeit pro Tag kann eine verkürzte Wechselzeit in Summe zu einer Reduktion der Saallaufzeit führen. Dieses hätte den positiven Effekt, dass Überstunden des Operationsteams (u. a. Chirurgen, Anästhesisten, OP-Pflegepersonal, Anästhesiepflegepersonal) reduziert werden und somit die Betriebskosten gesenkt werden können.
Aufgaben des Versorgungsassistenten sind z. B. die Kommissionierung, Bereitstellung der OP-Materialien oder auch das Richten der Instrumentarien für die Operation. Beim Richten kann z. B. ein externer Richtraum/-zone eingeführt werden. Das schafft die räumliche Möglichkeit, den Prozessschritt des Richtens von den übrigen Prozessen während der Wechselzeit zu entkoppeln. Der Effekt der Wechselzeitreduktion wird in Kombination mit dem Einsatz von Versorgungsassistenten und einem externen Richten (pro Richtraum) deutlich verstärkt.
Da das OP-Pflegepersonal die Operation unterstützt, kann erst durch den Einsatz von Versorgungsassistenten der Richtprozess in den externen Räumlichkeiten im Sinne einer Prozessparallelisierung sinnvoll betrieben werden. Eine weitere Aufgabe kann die Bewirtschaftung der OP-Lager durch Versorgungsassistenten sein. Mithilfe darauf ausgerichteter Prozesse und unterstützender Systeme kann hierdurch eine Professionalisierung mit positiven Einflüssen auf die Bestände und Prozesssicherheit erreicht werden.
Einführung von Versorgungsassistenten
Bei der Überlegung, ob Versorgungsassistenten OP-Pflegepersonal bei ihren anfallenden Tätigkeiten unterstützen sollen, müssen bereits in der frühzeitigen Planung die bestehenden Prozessabläufe hinterfragt werden. Hierdurch können künftige Tätigkeitsfelder für Versorgungsassistenten definiert und bestehende Prozessabläufe neu organisiert und strukturiert werden. Analog des Stationsbetriebs können zukünftige Tätigkeitsfelder die Übernahme von logistischen Aufgaben wie die Materialbestellung und das Materialnachräumen sein. Aber im OP-Bereich können auch weitere Aufgabengebiete von der OP-Pflege an Versorgungsassistenten übertragen werden wie Fallwagenpacken, Ein- und Ausschleusen der Patienten oder Aufräumtätigkeiten im OP-Bereich.
Bei der Planung von Versorgungsassistenten ist es wichtig, den zukünftigen Prozess ganzheitlich zu betrachten und so eine prozess-, zeit- sowie bedarfsorientierte Personalkalkulation zu erreichen. Dabei ist zu berücksichtigen, welche Tätigkeiten wann und wie lange anfallen, sodass über den gesamten Tagesablauf ausreichend Versorgungsassistenten eingeplant werden. Die Herausforderung ist, dass für die Versorgungsassistenten über den Tagesverlauf keine Leerlaufzeiten entstehen.
Planungsbeispiel: Pius-Hospital in Oldenburg
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Das Pius-Hospital in Oldenburg ist das größte katholische Schwerpunktkrankenhaus im Nordwesten Deutschlands. Mit 405 Betten, 13 Fach- und Spezialabteilungen und über 1.100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gehört es zum Medizinischen Campus der Universität Oldenburg. Die ständige baulich-strukturelle Weiterentwicklung des Hauses basiert auf einem Gesamtkonzept und ist ein wichtiger Wettbewerbs- und Wachstumsfaktor.
In Kürze wird der Zentral-OP mit einem Neubau erweitert. Nach Fertigstellung des neuen Gebäudes wird der vorhandene Zentral-OP komplett saniert und mit dem neuen OP-Bereich zu einem hochmodernen Zentral-OP zusammengefügt.
Das Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IML, Abteilung Health Care Logistics, wurde beauftragt, für den Neubau ein logistisches Betriebskonzept zu gestalten. Ein Bestandteil des Projekts war es, ein Versorgungsassistentenkonzept für den Z-OP, inklusive einer Personalbedarfsplanung, zu implementieren (Abb. 3). Ergänzend war zu überprüfen, ob sich die Einführung von Versorgungsassistenten positiv betriebswirtschaftlich bewerten lassen kann. Auf Basis des Tätigkeitsprofils und der damit verbundenen Wechselzeitverkürzungen erfolgte eine positive Bewertung der zusätzlichen Berufsgruppe. Diese Bewertung wurde hinsichtlich der Nutzung von Richträumen weiter spezifiziert. Es hat sich gezeigt, dass der Betrieb von Richträumen in Kombination mit Versorgungsassistenten das Pflegepersonal entlastet und Wechselzeit signifikant einspart.
Die Projekterfahrung zeigt, dass ein ganzheitlicher Planungsansatz bei der Einführung von Versorgungsassistenten notwendig ist. Die Planung muss sowohl prozess- als auch zeitorientiert erfolgen und es muss beschrieben werden, welche Tätigkeiten Versorgungsassistenten zukünftig übernehmen. Hierbei ist es wichtig, die bestehenden Prozessabläufe zu hinterfragen, um eine anschließende Optimierung der Logistikprozesse zu ermöglichen. Bei dem ganzheitlichen Ansatz ist es wichtig, dass die zur Verfügung stehenden Ressourcen in einem Krankenhaus optimal genutzt werden. Insgesamt zeigt sich auch, dass die Übernahme von logistischen Tätigkeiten die OP-Pflege entlastet und dass der Einsatz von Versorgungsassistenten, insbesondere bei einer Verdichtung der anfallenden Tätigkeiten aufgrund von Kapazitätserhöhungen, positiv zu bewerten ist.
