Wer neue Talente gewinnen will, muss Recruiting als vertriebsorientierten Wettbewerb verstehen. Das Best Practice der RoMed Kliniken zeigt, wie durch konsequente Digitalisierung der „Candidate Journey“ und radikale Prozessoptimierung messbare Erfolge erzielt werden können.
Der Fachkräftemangel im Gesundheitswesen ist kein drohendes Szenario mehr, sondern Realität. Doch während viele Krankenhäuser über unbesetzte Stellen klagen, zeigt sich immer deutlicher: Es gibt keine Bewerberkrise, sondern oft eine Sichtbarkeits- und Geschwindigkeitskrise.
Die RoMed Kliniken sind ein Verbund im oberbayerischen Landkreis Rosenheim, zu dem das Klinikum Rosenheim, die Kliniken Bad Aibling, Prien am Chiemsee und Wasserburg am Inn sowie ein MVZ gehören. Mit aktuell rund 4.000 Mitarbeitenden zählt RoMed zu den größten Arbeitgebern des Landkreises. Wie alle Krankenhäuser in Deutschland stehen wir seit vielen Jahren vor der Herkulesaufgabe, eine gute Patientenversorgung zu sichern sowie Personal zu gewinnen und motiviert im Unternehmen zu halten.
Vor unserer Neuausrichtung im Recruiting standen wir vor Herausforderungen, die vielen Kliniken bekannt sind: Wir waren für Bewerber zu wenig sichtbar, unsere Stellenanzeigen gingen im „Grundrauschen“ der Jobbörsen unter. Die Zeitspanne vom Bewerbungseingang bis zum Feedback war zu lang für den heutigen Bewerbermarkt. Externe Agenturen und Gießkannenmarketing belasteten das Budget bei sinkender Effizienz. Das Ziel war daher klar definiert: mehr Bewerbungen bei gleichzeitig höherer Prozessgeschwindigkeit und sinkenden Kosten.
Implementierungsempfehlungen: So gelingt der Turnaround
Für Krankenhäuser, die den Weg der RoMed Kliniken adaptieren wollen, empfiehlt sich ein dreistufiges Vorgehen:
Schritt 1: Die „Candidate Experience“ schonungslos prüfen (Woche 1 bis 4)
Starten Sie nicht mit bunten Bildern, sondern mit der Basis. Bewerben Sie sich testweise selbst bei Ihrer Klinik – mobil und vom Desktop. Wo hakt es? Sind Gehaltsinformationen leicht zu finden oder versteckt? Eliminieren Sie Hürden wie unnötige Dokumenten-Uploads, bevor Sie Budget in Werbung investieren.
Schritt 2: Prozessallianzen schmieden (Woche 5 bis 12)
Recruiting ist keine HR-Inselaufgabe. Bilden Sie heterogene Projektteams aus Pflegedirektion, Personalabteilung und Marketing. Definieren Sie gemeinsam, was „schnell“ bedeutet, zum Beispiel „Rückruf innerhalb von 48 Stunden“. Schulen Sie Führungskräfte darin, dass schnelle Interviews ein Wettbewerbsvorteil sind, kein bürokratischer Zwang.
Schritt 3: Datenbasiertes Steuern (laufend)
Verabschieden Sie sich vom Bauchgefühl, sondern definieren Sie KPIs (Key Performance Indicators) wie Cost- per-Application und Time-to-Interview. Testen Sie Kampagnen – zum Beispiel verschiedene Motive in Social Media – pilotweise mit kleinem Budget, werten Sie die Klickzahlen aus und skalieren Sie nur das, was funktioniert.
Strategie mit drei Säulen
Um den Turnaround zu schaffen, haben wir unsere Recruitingstrategie auf drei operative Säulen gestellt.
Digitaler Hub mit Gehaltstransparenz. Der Relaunch unserer Karriere-Website war der zentrale Hebel. Statt einer reinen Informationsseite schufen wir einen konversionsstarken Hub. Eine zentrale Bedeutung kommt hier dem neu implementierten Gehaltscheck für Beschäftigte im Pflegedienst zu: Interessierte bekommen konkrete Gehaltsbeispiele mit dem zu erwartenden Jahresgehalt. Diese sofortige finanzielle Transparenz schafft Vertrauen und hält Interessierte auf der Seite. Kombiniert mit maximaler Suchmaschinenoptimierung (SEO) und barrierefreien mobilen Bewerbungsformularen („Quick Apply“ ohne Log-in-Zwang) senkt dies die Hürden massiv. Bewerber können sich heute in wenigen Minuten vom Smartphone aus bewerben.
Geschwindigkeit als Kulturfaktor. Die beste Kampagne verpufft, wenn die interne Bearbeitung stockt. Wir haben daher sogenannte Service-Level-Agreements zwischen der Personalabteilung (HR) und den Fachabteilungen eingeführt. Unterstützt durch automatisierte Workflows im Bewerbermanagementsystem konnten wir die durchschnittliche Feedbackzeit von 11,3 Tagen auf 6,7 Tage fast halbieren. Der Effekt: Bewerber fühlen sich wertgeschätzt und springen seltener ab, bevor es zum Erstgespräch kommt.
Authentizität durch Geo-Targeting und Corporate Influencer. Statt teurer Hochglanzkampagnen externer Agenturen setzten wir auf Echtheit. Wir starteten interne Social-Media-Kampagnen, in denen echte Mitarbeitende als Botschafter auftreten. Ausgespielt wurden diese Inhalte über lokales Geo-Targeting, um gezielt Fachkräfte im direkten Umkreis anzusprechen.
Differenzierung. Niedrigschwellige Sichtbarkeit ist essenziell. Doch Sichtbarkeit allein hält keine Mitarbeiter. Deshalb gehen die RoMed Kliniken inhaltlich neue Wege, die sich an Marktbeobachtungen und berufspolitischen Entwicklungen orientieren. Unter dem Motto „RoMed-Pflege auf dem Weg zur Exzellenz“ heben wir uns deutlich vom Wettbewerb ab. Dazu gehören innovative Projekte wie der Einsatz humanoider Roboter oder das Therapiesystem „Qwiek.up“, das bei Menschen mit Demenz zum Einsatz kommt. Diese Maßnahmen werden durch die Zusammenarbeit von Personalentwicklung, Presse und Marketing gezielt auf Kongressen und Ausbildungsmessen kommuniziert.
Flankiert werden die Säulen durch herausragende Ausbildungsqualität in Theorie und Praxis, was zuletzt durch die Auszeichnung von sechs unserer Ausbildungskonzepte bestätigt wurde. Ein weiterer Schlüssel ist Partizipation: Durch Tools wie Design Thinking gestalten Mitarbeitende ihr Arbeitsumfeld aktiv mit und entwickeln es hin zu einem professionellen, pflegewissenschaftlich fundierten Arbeiten. Das Ergebnis dieser Kultur: Pflegefachpersonen werden aus Überzeugung selbst zu Werbeträgern und begeistern neue Mitarbeitende für RoMed.
Zahlen bestätigen den Erfolg
Maßnahmen im modernen Recruiting greifen ineinander und liefern valide Daten. Der Vergleichszeitraum 2024 zu 2025 zeigt, dass beim Bewerbungseingang eine Steigerung um 63 Prozent erzielt wurde (von 7.550 auf 12.274). Gleichzeitig sanken die Recruitingkosten um 52 Prozent aufgrund des Wegfalls teurer externer Dienstleister und Streuverluste. Trotz der höheren Bewerberzahl blieb die „Time to hire“ stabil niedrig und personelle Engpässe in kritischen Bereichen konnten spürbar gelindert werden.
Der Fachkräftemangel lässt sich nicht wegdiskutieren, aber seine Auswirkungen lassen sich managen. Wer Recruiting konsequent digitalisiert, Prozesse beschleunigt und authentisch kommuniziert, wird auch in Zukunft genügend Hände für die Versorgung der Patienten finden. Die Investition fließt dabei weniger in teure Anzeigen, sondern in kluge Strukturen, Transparenz und eine starke Arbeitskultur.
