Der folgende Beitrag ist von der These getragen, dass ein sorgfältiger, täglich praktizierter Soll-Ist-Abgleich einem ambulanten Pflegedienst unweigerlich Erfolg beschert. Und zwar sowohl im wirtschaftlichen als auch im pflegefachlich-qualitativen Bereich. Die Mittel an Zeit, Geld und Personal sollen ja so zielsicher und effektiv wie möglich zum Einsatz kommen.
Wichtiger Faktor ist die mobile Datenerfassung
Ein wichtiger Faktor bei einem täglich praktizierten Soll-Ist-Abgleich ist die Nutzung einer mobilen Datenerfassungsmöglichkeit. Nach der erfolgten Datenerfassung durch die Mitarbeiter werden die Ist-Daten nach der Synchronisation der Geräte (Verbindung und Datenaustausch zwischen dem mobilen Datenerfassungsgerät und dem Computer) automatisch als vorläufiges Ergebnis festgehalten, wobei dieses zu kontrollieren ist. Mit den entsprechenden Softwarelösungen sind (z.B. BOS & S-Software) die wesentlichen Elemente des Soll-Ist-Abgleichs übersichtlich dargestellt und auf den ersten Blick durch eine Ampel-Funktion erkennbar gemacht. Die Ampel-Funktion ermöglicht sofort zu sehen, wo sich Änderungen zur Planung ergeben haben. Übereinstimmungen oder Abweichungen zur Planung werden durch die Farben Rot, Gelb und Grün visualisiert. Die Ampelfunktionsteht sowohl im Ergebnis-Fenster (Ist-Daten) als auch im Wochenplan (Planungs-daten) zur Verfügung. Eine rote Markierung des Patienten bedeutet: Der Patient hat keine Leistungen erhalten. Die gelbe Markierung zeigt an: Der Patient hat entweder geplante Leistungen nicht erhalten oder es wurden zusätzliche Leistungen erbracht, die nicht geplant waren. Die grüne Markierung besagt: Der Patient hat alle Leistungen erhalten, die geplant waren. Sollte die komplette Tour „grün" sein, so kann diese abgeschlossen werden. Das Abschließen der Tour bedeutet, dass die Ergebnisdaten überprüft worden sind und dass nun diese Daten als gegeben anerkannt sind. Damit sind die Ergebnisdaten die transparente Grundlage für die Rechungsstellung, für die Berechnung von Arbeitszeiten und Zeitzuschlägen und für statistische Auswertungen.
In der Verantwortung der leitenden Pflegefachkraft liegt die Sicherstellung, dass alle vereinbarten Leistungen ausgeführt werden beziehungsweise dass zusätzliche Leistungen dokumentiert und abgerechnet werden können. Bei zusätzlichen Pflegeleistungen (z.B. einer weiteren Blutzuckerkontrolle) muss die Übereinstimmung mit bestehenden Verordnungen und Bewilligungen geprüft werden, um Missverständnisse mit den Kostenträgern zu vermeiden. Bei zusätzlichen SGB-XI-Leistungen müssen diese sorgfältig und nachvollziehbar erfasst und dokumentiert werden. Diese und weitere Anforderungen erfordern ein zeitgemäßes Steuerungs- und Kontroll-Instrument, das die wesentlichen Einflussgrößen abbildet und lenkbar macht. In einer solchen „Cockpitfunktion" sind die folgenden Elemente eines fundierten Soll-Ist-Abgleichs zu finden:
- Übersicht über alle Touren
- Beginn und Ende der Touren
- Fahrtzeiten und verwendete Dienstfahrzeuge
- Vergleich der geplanten mit den tatsächlich erfolgten Leistungen, Überprüfung der Pflege-planung (1)
- Vergleichder geplanten Reihenfolge innerhalb der Touren
- Zeitabweichungen bei Fahrtzeiten und Dienstleistungen
- Darstellung so genannter „unproduktiver" (2) Dienstleistungen.
Betriebswirtschaftliche Auswertung
Der sorgfältige Soll-Ist-Ab-gleich dient damit der Vorbereitung der Abrechnung durch Kontrolle von abweichenden (z.B. zusätzlichen) Leistungen und dem Abgleich mit bestehenden Pflegeverträgen beziehungsweise Verordnungen. Ferner ist hier ein Werkzeug gegeben, das die Kontrolle von Pflegezeiten, Fahrzeiten und Pausen ermöglicht, um Abweichungen bei den Arbeitszeiten zu erkennen. Unproduktive Zeiten werden erkannt und können mit Mitarbeitern und Kunden erörtert werden. Die korrekte Erfassung der Arbeitzeiten ermöglich – quasi auf Knopfdruck – die Dokumentation und Auswertung der Arbeitszeiten im Sinne einer automatisierten Protokollierung von Ist-Stunden und Zeitzuschlägen. Schließlich leistet der Soll-Ist-Abgleich die Bereitstellung punktgenauer statistischer Daten für gewünschte betriebswirtschaftliche Auswertungen (Controlling). Führungskräfte im Bereich der ambulanten Pflege sind gut beraten, den täglichen Soll-Ist-Abgleich als Schlüsselprozess zu verstehen und ihm eine herausragende Rolle einzuräumen.
Literatur:
Fischbach, Andreas: Zur Logik der geplanten Pflege: Inklusive konkreter Pflegepläne für die Grund- und Behandlungspflege, Bibliomed-Verlag, Melsungen, 2006.
Anmerkungen:
(1) Siehe Fischbach, Andreas: Zur Logik der geplanten Pflege, Bibliomed-Verlag, Melsungen,
2006.
(2) Unproduktiv meint hier, dass dieser Leistung kein Erlös gegenüber steht.
