Eine Software ist kein Selbstzweck: Sie soll dazu beitragen, den Arbeitsalltag zu vereinfachen. Trotzdem bleiben Funktionen einer Branchensoftware häufig ungenutzt. Stattdessen greifen Mitarbeiter von Pflegediensten gern auf vorhandene Programme zurück, um einen Teil ihrer vielfältigen Aufgaben zu erledigen. Das kostet zusätzlich Zeit. Um Reibungsverluste zu verhindern, muss die gewählte Branchensoftware wie ein Maßanzug passen.
Was muss eine Branchensoftware in meinem Pflegedienst leisten? Dies ist die Ausgangsfrage, mit der sich jeder Entscheider eingehend auseinandersetzen muss, wenn er sich mit dem Gedanken trägt, eine neue Software-Lösung in seinem Betrieb einzuführen. Nicht selten herrschen vage Vorstellungen vor, was Programme leisten können oder leisten sollen. Nur auf diese Weise ist es zu erklären, dass in vielen Fällen Lösungen von der Stange bevorzugt werden. Der Preis und die Verfügbarkeit geben den Ausschlag für ein Produkt – Konsequenzen inklusive. Denn schon rasch zeigen sich die Nachteile einer solchen voreiligen Entscheidung: In der Regel reichen die angebotenen Module nicht aus, um die gesamten Daten eines Betriebs zu verwalten. Das bedeutet, dass unterschiedliche Programme für verschiedene Aufgaben genutzt werden: „Auf diese Weise ergibt sich für das Personal in der Regel Mehrarbeit, weil die Daten in die verschiedenen Programme neu eingepflegt werden müssen“, sagt Dirk Schorning, Vertriebsbereichsleiter eines großen Dienstleistungsunternehmens im Ruhrgebiet. „Das kostet Zeit und Geld und birgt zusätzlich die Gefahr, dass sich der Fehlerteufel einschleicht und die Programme mit unterschiedlichen Datensätzen arbeiten.“
Multifunktionalität statt Patchwork
Um eine für den Betrieb optimale Lösung zu finden, muss die EDV auf die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Betriebes zugeschnitten sein. Das setzt eine intensive Betreuung durch den Software-Anbieter voraus, der die Arbeitsstrukturen des Betriebs und seine Besonderheiten kennen und in die Gestaltung der Software einfließen lassen muss: „Alles aus einer Hand“ muss daher das Konzept einer leistungsfähigen EDV-Lösung lauten. Umso mehr, weil die Ansprüche an die Software wohl zukünftig weiter steigen werden: Stammdaten, Terminmanagement, Pflegeplanung, Pflegedokumentation, Tourenplanung, Fuhrparkverwaltung können nur mit einem leistungsfähigen Programm verwaltet werden. Moderne Branchenlösungen bieten zudem Module, um das Controlling zu unterstützen, die Abrechnung und die Rechnungsverwaltung zu ermöglichen und aussagekräftige Statistiken zu generieren. Bei der Entscheidung zu Gunsten einer neuen Software sollten Pflegedienstleiter besonders darauf achten, dass umfangreiche Möglichkeiten vorhanden sind, um Daten auch mobil über Barcode-Scanner, Handy, iPad oder Notebook zu erfassen und zu bearbeiten. Die mobile Erfassung wird in den kommenden Jahren die Regel, nicht die Ausnahme sein.
Um das ganze Potenzial einer Software-Lösung voll auszuschöpfen, ist eine intensive Einführung des Personals in die neue EDV unabdingbar. Für eine systematische Schulung sollten Software-Anbieter wie auch der Pflegebetrieb, der sich für die neue EDV entschieden hat, entsprechend viel Zeit mitbringen. Denn die Schulung entscheidet letzten Endes darüber, ob die Möglichkeiten einer komplexen Software auch in vollem Umfang für den Betrieb genutzt werden können: „Bei der Schulung müssen die Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen, denn sie müssen tagtäglich mit dem Programm arbeiten – die Software ist lediglich das Werkzeug, um die Vielfalt der Aufgaben zu bewältigen“, so Dirk Schorning.
Auch die Hardware überprüfen
In diesem Zusammenhang sollte auch die Hardware auf den Prüfstand gestellt werden, denn was nutzen die besten Programme, wenn das EDV-System des Pflegedienstes technisch veraltet ist und zu wenig Leistung bringt? Passen Hard- und Software zueinander, haben Pflegedienste die Möglichkeit, nachhaltig davon zu profitieren – jeden Tag aufs Neue. Bei einer perfekt abgestimmten Branchenlösung rentiert sich der Umstieg auf jeden Fall. Unmittelbaren wirtschaftlichen Nutzen zieht der ambulante Pflegebetrieb jedoch schon früher durch die Zeitersparnis: beim Umgang mit Kundendaten, durch mobile Datenerfassung, die lästiges Abtippen überflüssig macht, und durch die Zufriedenheit der Mitarbeiter, die durch passgenau Software eine echte Erleichterung für ihren Arbeitsalltag an die Hand bekommen.
