• Management
Personaleinsatzplanung

Bedarfsadaptierte Personalplanung

Die Sicherstellung einer hochwertigen Patientenversorgung ist anspruchsvoll, sowohl für Leitungskräfte als auch für Mitarbeiter. In Zeiten des Fachkräftemangels wird dabei häufig auf Leasingkräfte zurückgegriffen. Diese sind jedoch oft teuer und der Einsatz ist wirtschaftlich ineffektiv. Das Vivantes Klinikum im Friedrichshain hat daher im Pflegebereich einen Mitarbeiterpool aufgebaut, der Personalengpässe abfängt. Die Erfahrungen nach einem halben Jahr sind positiv.

Das Vivantes Klinikum im Friedrichshain hat zur Deckung des Personalbedarfs im Bereich der Pflege regelmäßig auf Leasingkräfte zurückgegriffen. Es stellte sich aber als zunehmend schwierig heraus, auf diese Weise einen vertretbaren Mitteleinsatz herzustellen, unter anderem da die Kosten der Personaldienstleister in den letzten Jahren konsequent angestiegen waren.

Daher beschloss die Klinikleitung unter Federführung der Pflegedirektion und im Sinne der Konzernstrategie, Leasing im Bereich der Normalpflege zu minimieren und stattdessen einen hauseigenen Mitarbeiterpool zu etablieren.

Im Team zum Konzept

In einer moderierten Arbeitsgruppe mit künftigen Nutzern und der Mitarbeitervertretung wurde ein umfassendes Konzept erarbeitet: Nach dem Umsetzungsstart am 1.Oktober vergangenen Jahres und mit Stand vom 1.Januar 2015 werden nun 18 Fachpflegekräfte und Pflegeassistenten durch eine Poolleitung geführt und auf 27 Stationen eingesetzt. Schon nach ein halbem Jahr zeigte sich, dass dieses Konzept viele Vorteile mit sich bringt.

Ein unverhältnismäßiges Kosten-Nutzen-Verhältnis führte zum Handeln, um vor allem die Nachteile von Leasingpersonal zu überwinden.  Zum einen ist Leasingpersonal per se kostenintensiver als der reguläre Einsatz von Stammpersonal. Es wird der Entleiher sowie die Flexibilität des eingesetzten Mitarbeiters entlohnt.

Nachteile von Personalleasing

Zum anderen ist der Einsatz von Leasingpersonal mit einem hohen administrativen und kommunikativen Aufwand für die eigentlichen Kunden, die Stationspflegeleitungen sowie deren budgetverantwortlichen Vorgesetzten verbunden. Darüber hinaus wurde unverhältnismäßig viel Arbeitszeit auf die Organisation von geeignetem Leasingpersonal verwendet.

Beim Einsatz der Leasingkräfte kamen weitere Aufgaben auf der Station hinzu, etwa die Einweisung in die gängige Arbeitsweise und die erforderlichen rechtlichen Belehrungen. Entstehende Unzufriedenheiten mit dem Leasingpersonal auf der Station waren so beinahe vorprogrammiert und führten dazu, dass das Stammpersonal selbst auf Freizeit verzichtete und Überstunden aufbaute.

Dies wiederum führte langfristig zu Frustration beim eigenen Personal. Leasing wurde also lediglich als letztmögliche Lösung und mit einer negativen Grundhaltung vor Ort in Anspruch genommen.

Vorteile

Auf Nutzenseite ist festzuhalten, dass Leasingkräfte durch die Kombination aus mangelnder Systemkompetenz und der schwierigen fachlichen Einschätzung vor Ort in der Regel mit wenig eigenverantwortlichen und fachlich anspruchsvollen Aufgaben betraut wurden.

Der Einsatz von gut ausgebildeten Pflegefachkräften erfolgte den Umständen geschuldet niedrigschwellig und inadäquat. Bereits erreichte pflegefachliche Organisationsstrukturen - wie eine konsequente Bereichs- und Bezugspflege - konnten so nicht immer eingehalten werden. Faktisch ergab sich hier der Einkauf von unterdurchschnittlicher Leistung für überdurchschnittliche Kosten.

Die Zielsetzung im Konzept des Mitarbeiterpools besteht nun in der Absicherung kurzfristiger Dienstausfälle mit kompetenten, bekannten und sich mit dem Standort identifizierenden Personal. So gibt es eine klare Abgrenzung von Ausfällen aufgrund länger andauernder Abwesenheiten durch Krankheit oder Elternzeit. Hier werden, wie in der Vergangenheit, zeitnahe Nachbest-zungen realisiert.

Anforderungen klar definieren

Diese Ziele werden durch unterschiedliche Instrumente umgesetzt: Im Rahmen der Konzepterar-beitung wurde klar, dass es eine hohe Transparenz und Verbindlichkeit hinsichtlich der Entscheidungsfindung zum konkreten Einsatz der Poolmitarbeiter geben muss. Daher wurde in der Arbeitsgruppe ein Anforderungstool entwickelt. Dieses generiert anhand definierter Kriterien wie Personalausfall und Arbeitsaufkommen einen objektiven Punktwert.

Dessen Höhe bildet den Personalbedarf und die Dringlichkeit einer Anforderung ab. Das Anforderungstool und das Gesamtkonzept wurden den Stationsleitungen und deren Stellvertretungen in einer Auftaktveranstaltung vermittelt. Nachfolgende Verständnisschwierigkeiten werden ad hoc und im Rahmen regulärer Besprechungen aufgeklärt.

Dabei ist die nahe Einbindung des Büros der Poolleitung in die Klinikstrukturen von großem Vorteil. Die Teilnahme an der täglichen Bettenbelegungskonferenz der Stationsleitungen dient der Rücksprache auf kurzem Weg. Hier entsteht ein Eindruck der aktuellen Belegungssituation und Anforderungen können direkt besprochen werden.

Regelmäßige Meetings zahlen sich aus

Reflektionen des Anforderungsverhaltens und der vorgenommenen Zuteilungen der Poolmitar-beiter finden in regelmäßigen Poolkonferenzen statt. Neben den Meetings wird den Stationsleitungen mit Hilfe des eigenen Dienstplans klar, welcher Poolmitarbeiter wann auf ihrer Station eingesetzt war oder wird.

Die Darstellung ist zugleich an eine Kostenumlage auf die Station verknüpft. Die Poolleitung hat ihrerseits Einblick in alle relevanten Daten, etwa die Dienstplanung und die Belegungssituation. Sie kann sich so ein umfassendes Bild der anfordernden Stationen machen und diese Informationen sinnvoll zur Einsatzplanung nutzen.

Zur Hinführung der Poolmitarbeiter zum neuen Tätigkeitsfeld und zur Klärung der besonderen Rolle werden regelmäßig Team- und Kompetenztage abgehalten. Teambesprechungen der Poolmitarbeiter finden wöchentlich statt. Eine konkrete mehrwöchige Einarbeitung zur Erlangung von Systemkompetenz erfolgt auf sogenannten Stammstationen und anhand eines definierten Einarbeitungskonzepts.

Die Stammstationen werden aufgrund eines besonders pflegeintensiven Patientenklientels ausgewählt und erhalten die Unterstützung der Poolmitarbeiter, sofern keine Anforderungen anderer Stationen vorliegen. Sie sind für die Einarbeitung verantwortlich.

Beim Ersteinsatz eines Poolmitarbeiters auf einer Station sind damit lediglich die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichteinweisungen nötig. Systemkompetenzen und Klarheit über die krankenhausspezifischen Abläufe und Ansprechpartner sind so bereits vorhanden und gefestigt.

Der Dienstplan im Fokus

Die Dienstplangestaltung des Mitarbeiterpools orientiert sich in der Anfangsphase an der statistischen Verteilung des in der Vergangenheit angeforderten Leasingpersonals und wird im Projektverlauf an die entstehenden Anforderungen angepasst. So wird sichergestellt, dass die richtigen Poolmitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt auf den richtigen Stationen eingesetzt werden können.

In der Beurteilung des bisherigen Verlaufs zeigt sich die Nutzung und Überführung externer Personalkosten in einen hauseigenen Mitarbeiterpool als sinnvolle Alternative. Anforderungen der Stationen können beinahe vollständig und in jedem Fall auf einem höheren Niveau als mit Leasingpersonal abgedeckt werden.

Dieser qualitative Sprung führt zu größerer Dienstplansicherheit des Stationspersonals und höherer Zufriedenheit in der Zusammenarbeit mit Personal, das nicht der Station zugeordnet ist. In Ausnahmefällen kann es weiter vorkommen, dass Leitungskräfte mit ihren Mitarbeitern über einen Diensttausch sprechen, was aber immer seltener wird. Ebenso ist die Zahl der Überstunden gesunken.

Überstunden ade

Diese werden entweder erst gar nicht mehr aufgebaut oder durch die Möglichkeit, Poolmitarbeiter gezielt zum Abbau von Überstunden anzufordern, reduziert. Durch den stationsübergreifenden Einsatz von Poolmitarbeitern im Nachtdienst ist es außerdem möglich, situationsbezogen bei anspruchsvollen Tätigkeiten zu unterstützen und dort, wo es gewünscht wird, eine Pausenablösung vorzunehmen.

Durch die regelhaften Poolkonferenzen und die enge persönliche Begleitung der Stationsleitungen durch die Poolleitung setzen sich Best-Practice-Beispiele einzelner Stationen in der Dienstplanung und Mitarbeiterführung nach und nach im gesamten Haus um. Die hier auftretende Transparenz ist durchweg als positiv zu bewerten.

Um Fachkräfte für eine Tätigkeit im Mitarbeiterpool zu gewinnen, wurde von Beginn an eine hohe Attraktivität erzeugt. Neben einer Flexibilitätszulage von zusätzlichen vier Urlaubstagen pro Jahr für die Mitarbeiter ist die Dienstplansicherheit garantiert, wobei die Mitarbeiter untereinander Dienste tauschen können.

Ein zusätzlicher Aspekt ist der Einsatz auf den unterschiedlichen Fachrichtungen, was unter anderem für frisch examinierte Fachkräfte interessant ist, die sich noch nicht auf ein spezielles Gebiet festgelegt haben. Auch für Pflegekräfte, die sich nicht in feste Teamstrukturen einbinden möchten, ist die Tätigkeit im Mitarbeiterpool mit dem Kontakt zu wechselnden Teams eine interessante Alternative.

Kommunikation ist Trumpf

Den durch die Arbeitsgruppe erwarteten Herausforderungen, wie Unsicherheiten der Leitungen aufgrund höherer Transparenz oder scheinbar ungerechter Zuteilung der Poolmitarbeiter, wurde mit eindeutigen Regelungen, klarer Kommunikation und transparenter Ressourcenverteilung erfolgreich begegnet. Akzeptanzproblemen seitens des Stammpersonals wurde mit der Auswahl geeigneter und motivierter Poolmitarbeiter entgegengewirkt.

Die besondere Bedeutung des Mitarbeiterpools und der eigenen Rolle wurde den Poolmitarbeitern von vornherein vermittelt und führte zu großem Verständnis, Offenheit und entsprechender Ausdauer in der Implementierungsphase. Diese Vorgehensweise stellt sich auch in der weiteren Planung als erfolgversprechend und sinnvoll dar.

Bilanz

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass das Poolkonzept am Vivantes Klinikum im Friedrichshain erfolgreich etabliert und die gesteckten Ziele erreicht werden konnten. Die Mitarbeiter der Stationen erkennen die Institution Mitarbeiterpool inzwischen an und nutzen ihn bei einer kontinuierlich guten Auslastung.

Mehrarbeitsstunden werden zunehmend abgebaut, die Poolnutzung zur Vermeidung von Über-stunden wächst stetig. Die Poolmitarbeiter sind mittlerweile namentlich bekannt und die Stationen nehmen die Hilfe des Poolpersonals dankend an. Die qualitativ hochwertige pflegerisch-medizinische Versorgung wird gesichert und verbessert.

Aufgrund der positiven Erfahrungen im Normalpflegebereich wird in diesem Jahr zusätzlich ein Mitarbeiterpool im Intensivpflegebereich implementiert. Langfristig ist auch der Aufbau eines Mitarbeiterpools für Sitzwachen angedacht.


Autoren: Volker Morath, M.Sc., Poolleitung; Peter Pröfrock, M.A., Assistent der Pflegedirektorin; Martina Henke, Dipl. Pflegewirtin (FH), Pflegedirektorin

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