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  • 27.08.2019
  • Die Schwester Der Pfleger

Best Practice St. Agnes-Hospital

Endlich Dienst nach Plan

Die Schwester Der Pfleger

Ausgabe 3/2019

Seite 56

Eine verlässliche Dienstplanung ist eines der wichtigsten Kriterien für die Zufriedenheit vieler Pflegepersonen. Die Bereitschaft, bei einem kurzfristigen Ausfall einer Kollegin oder eines Kollegen einzuspringen, sinkt immer mehr. Die Folge: Arbeitsverdichtung und Mehrbelastung. Dieser Abwärtsspirale begegnet das St. Agnes-Hospital in Bocholt mit einem funktionierenden Ausfallkonzept. Dreh- und Angelpunkt sind dabei sogenannte Joker-Dienste.

Jede der insgesamt 15 bettenführenden Stationen des St. Agnes-Hospitals in Bocholt, eine von mehreren Einrichtungen des Klinikums Westmünsterland, wird von einem eigenständigen pflegerischen Team unter der Leitung einer Stations- bzw. Bereichsleitung betreut.

Ohne eine ausgeglichene Stellenplanausnutzung sind Mehr- und Überstunden unvermeidbar. Die Berechnung der Stellenausnutzung erfolgt in 4 Schritten. Im 1. Schritt wird die auf der Station zur Verfügung stehende Jahresarbeitszeit (Tab. 1), im 2. Schritt die für die Regelbesetzung benötigte Arbeitszeit berechnet (Tab. 2). Die Berechnung der außerhalb der Regelbesetzung vorgesehene Arbeitszeit erfolgt im 3. Schritt. Im 4. und letzten Schritt wird überprüft, ob sich die innerhalb bzw. außerhalb der Regelbesetzung anfallende Arbeitszeit mit der auf der Station zur Verfügung stehenden Jahresarbeitszeit abdecken lässt. Andernfalls ist die Regelbesetzung bzw. die zusätzlich benötigte Arbeitszeit zu reduzieren.

Die Stellenplanausnutzung ist immer nur so gut wie ihre -besetzung. Es ist daher sicherzustellen, dass der Stellenplan auch tatsächlich besetzt ist. Eine kurzfristige und/oder mäßige Unterschreitung des Stellenplans lässt sich ggf. durch eine Überplanung der Mitarbeiter/-innen ausgleichen. Bei langfristiger und/oder deutlicher Unterschreitung des Stellenplans sind die Ist-Stellen in der Berechnung der Stellenplanausnutzung zu berücksichtigen.

Eine unausgewogene Abwesenheitsplanung führt unweigerlich zu Engpässen in der Personalplanung und erschwert dadurch die Kompensation von Ausfällen. Eine ausgewogene Planung berücksichtigt alle Abwesenheiten. Als zielführend hat sich eine annähernd lineare Abwesenheitsplanung erwiesen, von der um maximal 5 % abgewichen werden darf.

Beispiel: 502 geplante Abwesenheitstage/ 12 Monate = 41,83 Tage/Monat [39,74 > <43,92]

Auswahl eines Ausfallkonzepts

Kurzfristige Dienstplanänderungen sind ein Grund für die zunehmende Unzufriedenheit des Pflegepersonals. Der Einsatz von externen Mitarbeitenden stellt aufgrund der hohen Kosten und des drohenden Qualitätsverlusts keine sinnvolle Alternative dar. Ein Großteil der Mitarbeiter/-innen lehnt Rufbereitschaft konsequent ab. Eine solche würde deren Unzufriedenheit nur noch steigern. Die Ressourcen eines Pools entsprechen praktisch nie dem Bedarf und fallen zudem häufig langfristigem Personalausfall zum Opfer. Außerdem entwickelt sich ein Pool meist zum führungsintensiven Selbstbedienungsladen, in dem sich unliebsame Mitarbeiter/-innen konzentrieren. Die Folge ist nicht selten der Anstieg der allgemeinen Krankheitsrate.

Das Umsetzungsmodell hat den entscheidenden Vorteil, dass das Personal der Stationen einbezogen wird: Alle Mitarbeiter/-innen beteiligen sich mit Joker-Diensten am Ausfallkonzept. Gleichzeitig lassen sich nicht benötigte Ressourcen (Joker-Dienste) zum Abbau von Mehr- bzw. Überstunden einsetzen. Zur Kompensation langfristiger Personalausfälle möchten wir die monatlichen Soll-Stunden der Mitarbeiter/-innen nutzen, um zusätzliche Dienste einzuplanen. Der Dienstplanende kann bei einem (langfristigen) Personalausfall auf diese Dienste zurückgreifen oder zumindest ein attraktives Gegenangebot für das Einspringen unterbreiten. Er wird vom Bittsteller zum Anbieter. Wird ein zusätzlicher Dienst nicht benötigt, kann er zum Abbau von Mehr- bzw. Überstunden genutzt werden. Dieses Modell eignet sich auch für Stationen, die sich nicht am Umsetzungsmodell beteiligen.

Der Aufbau des Ausfallkonzepts gliedert sich in 2 Stufen. In der 1. Stufe ist definiert, wie Verteilung, Planung und Einsatz der Joker-Dienste zu erfolgen hat. Jede beteiligte Station stellt 70 % der prognostizierten Krankheitstage für den Joker-Dienstplan zur Verfügung, dem sie zugeteilt ist (Tab. 3).

Im Anschluss ist die gewünschte Verteilung der Joker-Dienste festzulegen. Da die Besetzung an Wochenenden und Feiertagen meist niedriger ist als die Besetzung an Werktagen, werden dann auch weniger Joker-Dienste eingeplant. Die Verteilung der Joker-Dienste wird für das gesamte Jahr vorgegeben. Die Dienstplanverantwortlichen tragen die Joker-Dienste im Anschluss als Spätdienst in den jeweiligen Monatsdienstplan ein und markieren diese entsprechend. Sind die Nutzungsregeln für die Joker-Dienste definiert, können diese Dienste eingesetzt werden.

In der 2. Stufe des Ausfallkonzepts werden zusätzliche (Spät-)Dienste geplant und eingesetzt. Dafür stehen 30 % der prognostizierten Krankheitstage zur Verfügung (Tab. 4). Diese Dienste kommen erst dann zum Einsatz, wenn ein Joker-Dienst (kurzfristiger Ausfall) den Personalausfall nicht ersetzen kann oder darf.

Variante 1: Es kommt an einem Tag, an dem ein zusätzlicher Spätdienst geplant ist, zum Personalausfall im Spätdienst. Der zusätzliche Spätdienst kommt am geplanten Tag zur geplanten Zeit zum Einsatz.

Variante 2: Es kommt an einem Tag mit zusätzlich geplantem Spätdienst zu einem Personalausfall im Früh- oder Nachtdienst. Ein/e beliebige/r Mitarbeiter/-in wechselt einvernehmlich aus dem Spätdienst in die entsprechende Schicht. Der zusätzliche Spätdienst kommt am geplanten Tag zur geplanten Zeit zum Einsatz.

Variante 3: Es kommt an einem Tag, für den kein zusätzlicher Spätdienst geplant ist, zu einem Personalausfall im Früh-, Spät- oder Nachtdienst. Es wird geklärt, ob ein/e Mitarbeiter/-in einspringt und dafür an einem Tag seiner/ihrer Wahl frei bekommt, an dem er/sie und ein zusätzlicher Spätdienst geplant sind. Ggf. ist es nötig, dass ein/e zusätzliche/r Mitarbeiter/-in an diesem Tag einvernehmlich in die entsprechende Schicht wechselt.

Variante 4: Es kommt an einem Tag, an dem ein zusätzlicher Spätdienst geplant ist, zu keinem Personalausfall. Wird der zusätzliche Spätdienst am Einsatztag nicht benötigt, erhält eine beliebige/r Mitarbeiter/-in im Spätdienst das Angebot, Mehr- oder Überstunden abzubauen.

Januar 2017: Einführung der differenzierten Berechnung der Stellenplanausnutzung. Ende 2016 wurde die differenzierte Berechnung der Stellenplanausnutzung für alle bettenführenden Abteilungen eingeführt. Bei der Ersterfassung hat sich gezeigt, dass gewohnte Regelbesetzungen häufig nicht mit den zur Verfügung stehenden Planstellen in Einklang zu bringen waren. Dies erklärte, warum die Mehr- bzw. Überstunden in den Jahren zuvor stetig gestiegen sind. Die Folge waren Stellenplanforderungen der betroffenen Bereichs- und Stationsleitungen. Die Pflegedirektion hingegen wollte die Regelbesetzung entsprechend korrigieren. Beide Seiten einigten sich auf eine reduzierte Besetzung in einzelnen Schichten. Dies führte zu Unzufriedenheit unter den Pflegenden und zum Teil innerhalb des ärztlichen Dienstes. Arbeitszeitmodelle mussten angepasst und Arbeitsabläufe optimiert werden.

Januar 2017: Einführung der linearen Abwesenheitsplanung. Die Abwesenheitsplanung für das Jahr 2017 erfolgte erstmals mit dem Anspruch einer linearen Verteilung. Eine Abweichung von /- 5 % wurde toleriert und größtenteils eingehalten. Auch diese Umstellung hatte den Unmut der Pflegenden zur Folge, da z. B. Urlaub während der Schulferien begrenzt werden musste.

Januar 2018: Vollständige Stellenplanbesetzung. Durch die Rekrutierung neuer Mitarbeiter/-innen ist es zum 1. Ja­nuar 2018 gelungen, alle Planstellen im Pflegedienst vollständig zu besetzen. Leiharbeitnehmer/-innen werden fortan nicht mehr benötigt.

Mai 2017: Einführung der Joker-Dienste. Im Mai 2017 kam der erste Joker-Dienst zum Einsatz. Die Regeln für den Einsatz der Joker-Dienste hat die Pflegedienstleitung gemeinsam mit den Bereichs- und Stationsleitungen vereinbart. Die Pflegedienstleitung verteilt und vergibt die Joker-Dienste einmal jährlich für das Folgejahr, erfasst diese Dienste fortlaufend und wertet sie aus. Seit Einführung des Joker-Dienstes berichten die Mitarbeiter/-innen der Stationen, dass sie viel seltener in ihrer Freizeit gestört werden und ihr Dienstplan sehr viel verlässlicher geworden ist. Ihre Bereitschaft, bei Bedarf einzuspringen, hat sich spürbar erhöht, der Planungsaufwand für die Dienstplanenden erheblich gemindert. Nicht nachbesetzte Dienste kommen nur noch sehr selten vor. Die geplanten Joker-Dienste kommen zu 53 % zum Einsatz. Etwa 37 % davon werden zum Abbau von Mehr- und Überstunden genutzt. Die Krankheitsrate ist auf den beteiligten Stationen aktuell (4,4 %) sogar etwas niedriger als vor Einführung des Ausfallkonzepts (5 %).

Oktober 2018: Einführung der zusätzlichen Dienste. Die Planung zusätzlicher Dienste ist seit einigen Jahren auf ausgewählten Stationen erfolgreich. Seit Einführung der Stellenplanausnutzung stehen allen Stationen 100 % der prognostizierten Krankheitstage für die Kompensa­tion des Personalausfalls zur Verfügung. Etwa 70 % werden seit Einführung der Joker-Dienste für selbige benötigt. Die restlichen 30 % werden seit Oktober 2018 flächendeckend für die Planung zusätz­licher Dienste genutzt. Der Aufwand für die Nachbesetzung im (langfristigen) Krankheitsfall hat sich drastisch reduziert. Die Mitarbeiter/-innen begrüßen es, wenn der zusätzlich geplante Dienst nicht benötigt wird und sie Mehr- bzw. Überstunden abbauen können.

 

 

Unterstützende Säulen im Konzept

Drei unterstützende Maßnahmen haben sich als besonders wirkungsvoll erwiesen: Der Jahresdienstplan mit einem identischen Ausgleichszeitraum ermöglicht es, auch größere Schwankungen in der Stellenplanbesetzung oder bei Personalausfall auszugleichen. Ein Ampelsystem in der elektronischen Personaleinsatzplanung erleichtert die Auswahl des/r Mitarbeitenden, dem/der der Überstundenabbau angeboten werden soll. Ein Joker-Dienstplan in der elektronischen Personaleinsatzplanung erleichtert es, die Übersicht über die zur Verfügung stehenden Joker zu behalten. Er ermöglicht zudem die Buchung des Jokers durch eine/n beliebige/n Mitarbeiter/-in.

Erst nach Optimierung einiger Prozesse (z. B. Vereinbarung verbindlicher Visitenzeiten) haben die Mitarbeiter/-innen die differenzierte Berechnung der Stellenplanausnutzung akzeptiert. Seitdem werden in Summe keine weiteren Mehr- und Überstunden aufgebaut. Die Einführung der linearen Abwesenheitsplanung führte zu mehr Planungssicherheit für Mitarbeiter/-innen und Arbeitgeber. Trotzdem stößt sie bei vielen Pflegenden nach wie vor auf Unverständnis. Unterjährige Schwankungen in der Stellenplanbesetzung ließen sich mit einem akzeptablen Maß an geplanten Mehr- und Überstunden in einzelnen Monaten ausgleichen. Nach anfänglicher Ablehnung ist das Joker-System mittlerweile sehr beliebt. Es steigert die Verbindlichkeit der Dienstpläne und erlaubt den regelhaften Abbau von Mehr- und Überstunden. Einzig ihren Einsatz als Joker in einem fachfremden Bereich sehen Mitarbeitende weiterhin kritisch. Die Krankheitsrate ist auf den beteiligten Stationen wider Erwarten gesunken. Die zusätzlich geplanten Dienste verstärken die positiven Effekte des Joker-Systems und sichern den langfristigen Krankheitsausfall ab.

Das 2-stufige Ausfallkonzept ist betriebswirtschaftlich ein voller Erfolg. Mittlerweile konnten über 10.000 Mehr- und Überstunden abgebaut werden. Genauso wichtig ist die Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber.